Convocation à l’assemblée générale annuelle
Convoquer en ordre les copropriétaires à l’assemblée générale annuelle
Assemblée générale annuelle
Pour faire face aux dépenses courantes de maintenance, de fonctionnement et d'administration des parties communes et équipements communs d’une copropriété, le syndicat des copropriétaires doit voter, chaque année, un budget prévisionnel.
À cet effet, une assemblée générale des copropriétaires doit être organisée chaque année pour voter le budget prévisionnel. Elle doit être réunie dans un délai de six mois à compter du dernier jour de l'exercice comptable précédent (loi de 1965, art. 14-1).
L’article 7 du décret du 17 mars 1967 précise par ailleurs que, dans toute copropriété, il « est tenu, au moins une fois chaque année, une assemblée générale des copropriétaires ».
L'assemblée générale est, en principe, convoquée par le syndic de la copropriété, suivant les modalités fixées par les articles 9 et suivants du décret du 17 mars 1967.
Forme
La convocation à l’assemblée générale annuelle des copropriétaires peut être notifiée, aux intéressés, par lettre recommandée avec AR, ou par remise contre émargement ou récépissé.
Dans les termes de la loi Alur du 24 mars 2014, un décret n° 2015-1325 du 21 octobre 2015 (JO du 23.10.2015) est venu finaliser un dispositif qui permet également de notifier une convocation par voie électronique, dans les conditions et selon les modalités fixées aux articles 64-1 à 64-4 du décret de 1967 (cf. décret du 17.03.1967, art. 64).
Il est à ce titre possible d’en passer par une lettre recommandée électronique (LRE), délivrée par un opérateur, dans les conditions fixées par la réglementation.
À la suite de la loi n° 2016-1321 du 7 octobre 2016 pour une « République numérique », c’est désormais l’article L 100 du Code des postes et des communications qui fixe le cadre légal de la LRE. Un décret n° 2018-347 du 9 mai 2018, publié le 12 mai 2018, est venu fixer le nouveau cadre réglementaire applicable pour une LRE (CPCE art. R 53 à R 53-4). Les nouveaux textes entreront en vigueur le 1er janvier 2019. Jusqu’au 31 décembre 2018, c’est un décret n° 2011-144 du 2 février 2011 qui s’applique.
En tout état de cause, pour en passer par une LRE à l’égard d’un copropriétaire, son « accord exprès » est exigé. Celui-ci peut/doit être formalisé de deux manières. Soit le copropriétaire notifie son accord par LRAR (ou LRE) au syndic, lequel doit alors l’enregistrer (à la date de réception de la LR). Soit cet accord est « formulé » lors d’une AG, et il doit alors être « consigné » sur le p.-v. de l’AG. Si un copropriétaire donne son accord pour la LRE, il lui revient de notifier son « adresse électronique » au syndic. C’est cette adresse qui sera à utiliser pour pouvoir notifier une LRE. En tout état de cause, une LRE sera à notifier à la dernière adresse (courriel) notifiée par le copropriétaire, pour être valable. Il est à noter que, là où un copropriétaire donne son accord pour la LRE, il peut ensuite faire machine arrière (le retirer) en notifiant sa décision au syndic par LRAR (ou LRE). Sa décision prendra effet le lendemain du jour de la réception de la LR.
Notons que, à la suite du décret n° 2015-1325 du 21 octobre 2015, il n’est plus possible de notifier une convocation, à une assemblée générale des copropriétaires, par télécopie (fax). La notification d’une convocation, par le biais de l’Intranet d’une copropriété, n’est pas non plus suffisante.
Délai pour la convocation
Sauf urgence, la convocation doit être notifiée au moins 21 jours avant la date de l’assemblée, à moins que le règlement de copropriété ne prévoie un délai plus long (décret de 1967, art. 9).
Lorsqu’une AG est convoquée par LRAR, le délai de 21 jours démarre le lendemain du jour de la première présentation de la lettre.
Si un syndic en passe par une LRE, il doit tenir compte de règles spécifiques pour calculer le délai que fait courir la notification.
Lorsqu’une nouvelle AG doit être réunie pour statuer à la majorité de l’article 24 de la loi de 1965, dans le cadre de la « passerelle » de l’article 25-1, et à condition que la convocation soit adressée sous trois mois, le délai de convocation peut être réduit à huit jours (décret de 1967, art. 19).
Destinataires de la convocation
Chaque copropriétaire doit être convoqué à l’assemblée générale.
Lorsqu’une société (ex. : SCI) est propriétaire de lot(s) dans une copropriété, la loi de 1965 ou le décret de 1967 ne prévoit pas de règle générale fixant la manière dont elle doit être convoquée en AG. On considère, en général, que le destinataire de la convocation doit être son représentant légal (p.ex. gérant) ès qualité.
Il découle d’un arrêt qu’une « erreur » sur un nom ne suffit pas à vicier une convocation notifiée au siège social d’une société, à tout le moins si ce siège diffère de l’adresse de son représentant légal (Cass. 3e civ. 23.11.2017 n° 16-20311). Si l’adresse est identique (SCI, ...), veillez à ce que la convocation soit adressée au gérant en cette qualité (Cass. 3e civ. 12.12.2001 n° 00-14157 et 09.11.2005 n° 04-13570).
Au vu d’un arrêt, un syndic doit veiller à s’assurer qu’une lettre de convocation a été effectivement présentée à l'adresse déclarée par la société (Cass. 3e civ. 13.09.2018 n°17-24824).
Un régime particulier s’applique pour une société civile d’attribution (loi de 1965 art. 23 ; décret de 1967 art. 12). Dans ce cas, chaque associé de la société doit être personnellement convoqué en AG (il peut y participer, dans les mêmes conditions que les autres copropriétaires). Cela suppose que son représentant légal communique au syndic les nom et domicile de chaque associé. La convocation en AG doit aussi être notifiée au représentant légal de la société (il peut y assister avec voix consultative).
Contenu de la convocation
La convocation doit comporter l'indication des lieu, date et heure de l’AG, ainsi que l'ordre du jour de l’AG, précisant chacune des questions soumises à la délibération de l'AG.
À défaut de stipulation du règlement de copropriété ou de décision de l'assemblée générale, il revient au syndic de fixe le lieu et l'heure de l’AG.
Des pièces ou documents, ainsi que des projets de résolution sont à joindre à cet ordre du jour, suivant la réglementation (décret de 1967, art. 11)
Questions complémentaires. En vertu de l’article 10 du décret du 17.03.1967, un copropriétaire peut demander au syndic de copropriété, à tout moment, d’inscrire une question à l’ordre du jour (OJ) d’une assemblée générale (AG). Cette question doit être régulièrement notifiée, par LRAR (ou LRE). Un courrier déposé dans la boîte aux lettres du syndic ne suffit pas (Cass. 3e civ. 01.12.2016 n°15-26559).
Un copropriétaire, qui demande ainsi l’inscription d’une question, doit notifier au syndic, avec sa demande, un projet de résolution, si ce projet est requis au titre de l’article 11 (I 7° et 8°) du décret de 1967 (notice). S’il demande en AG l’autorisation requise pour réaliser des travaux touchant des parties communes, à ses frais, sa demande doit aussi s’accompagner d’un document précisant « l’implantation et la consistance » des travaux envisagés. À chaque appel de fonds adressé à des copropriétaires, un syndic doit rappeler cette double règle.
La Cour de cassation a jugé, avec fermeté, qu’un syndic, « saisi régulièrement par un copropriétaire d’une demande d’inscription » d’une question, est « tenu d’y donner suite sans pouvoir apprécier son utilité ou son opportunité » (Cass. 3e civ. 13.09.2018 n° 17-22124).
Si un copropriétaire notifie en ordre une question, un syndic est tenu de la porter à l’OJ de la convocation de l’AG. Toutefois, si la question ne peut être inscrite à cette AG, compte tenu de la date de réception de la demande, un syndic peut prévoir de l’inscrire à l’AG suivante. Un syndic n’est plus tenu d’adresser un OJ complémentaire, comme par le passé...
AG annuelle et consultation de pièces
Pendant le délai s’écoulant entre la convocation de l’AG appelée à connaître des comptes (AG annuelle), et la tenue de celle-ci, les pièces justificatives des charges de copropriété, une note d’information sur les modalités de calcul des charges de chauffage et de production d’eau chaude sanitaire collectifs, les factures, les contrats de fourniture et d’exploitation en cours et leurs avenants ainsi que la quantité consommée et le prix unitaire ou forfaitaire de chacune des catégories de charges, doivent être tenues à la disposition de tous les copropriétaires par le syndic.
Dans les termes de la loi Alur du 24 mars 2014, un décret n° 2015-1907 du 30 décembre 2015 (JO du 31.12.2015) est venu définir les modalités de mise à disposition (consultation) des pièces. Ce nouveau cadre réglementaire est entré en vigueur le 1er avril 2016. Il revient à tout syndic de fixer le lieu de la consultation des pièces « soit à son siège, soit au lieu où il assure habituellement l’accueil des copropriétaires ». Le syndic doit assurer la mise à disposition des pièces, à l’égard de tous les copropriétaires, pendant une durée « qui ne peut être inférieure à un jour ouvré ». La durée « doit être, en tout cas, appropriée à la dimension de la copropriété ».
Dans son contrat, un syndic professionnel doit veiller à bien y porter « les jours et heures d’accueil physique » des copropriétaires (cf. contrat-type réglementaire). En effet, il est par principe tenu de fixer les jours et heures de mise à disposition des pièces pendant les périodes d’accueil physique « déterminées » dans son contrat.
Les pièces justificatives de charges (factures, contrats de prestataires, etc.) peuvent être mises à disposition sous la forme de documents originaux, ou de copies.
Lors de la consultation, tout copropriétaire peut se faire « assister » par un membre du conseil syndical. Tout copropriétaire peut demander une copie des pièces, mais à charge d’en assumer les frais.
Pour cette mise à disposition des pièces, un syndic ne peut prétendre à des honoraires spécifiques : la prestation est (et doit être) incluse dans le « forfait ».
À la suite du décret n° 2015-1907 du 30 décembre 2015, la convocation à l’AG annuelle doit désormais mentionner « le lieu, le ou les jours et les heures de consultation » des pièces (décret de 1967, art. 9).
Modèle
Le modèle de convocation que nous proposons intègre des exemples de questions portées à l'ordre du jour, et des exemples de projets de résolutions proposées. Chaque convocation doit être adaptée, au cas par cas.