Procès-verbal d’assemblée générale extraordinaire des copropriétaires

Établir le procès-verbal d’une assemblée générale extraordinaire, dans une copropriété

Authentification et conservation

Dans une copropriété, pour la bonne tenue de chaque AG dite extraordinaire des copropriétaires, il doit être établi un procès-verbal (p.-v.) des décisions prises par cette assemblée.

Signé en fin de séance par le président, le secrétaire et les scrutateurs, chaque p.-v. d’AG doit comporter, en bon ordre, le résultat des votes des résolutions, avec les noms et le nombre de voix des copropriétaires qui se sont opposés ou abstenus. Tous les p.-v. sont à consigner sur un registre spécialement ouvert à cet effet (décret de 1967 art. 17).

Ce registre peut être tenu, à certaines conditions, sous forme électronique.

Contenu du p.-v. d’AG

Le procès-verbal d’AG doit comporter, sous l’intitulé de chaque question inscrite à l’ordre du jour, le résultat du vote.

Le p.-v. d’AG doit préciser les noms des copropriétaires (ou associés) qui se sont opposés à la décision et leur nombre de voix, ainsi que les noms des copropriétaires ou associés qui se sont abstenus et leur nombre de voix.

L’article 17, alinéa 3 du décret de 1967 précise également, qu’un p.-v. d’AG doit mentionner « les réserves éventuellement formulées par les copropriétaires ou associés opposants sur la régularité des décisions ».

La Cour de cassation a jugé, sous forme de principe, que la mention au p.-v. d’une AG « des réserves formulées par les copropriétaires ou associés opposants sur la régularité des décisions ne concerne que celles émises lors du déroulement de celle-ci » (Cass. 3e civ. 23.11.2017 n° 16-25125).

Un syndic n’est donc pas tenu d’annexer, à un p.-v. d’AG, des courriers, voire des sommations d’huissiers, notifiés avant l’AG, faisant part de contestations pour son ordre du jour – OJ. Il n’en reste pas moins tenu de porter, à l’OJ d’une AG, des questions notifiées en temps utile par des copropriétaires.

Modèle

Le modèle de p.-v. d’AG que nous proposons porte sur diverses questions. Chaque p.-v. d’AG doit être adapté, au cas par cas.