Convocation à une assemblée générale extraordinaire
Convoquer en ordre les copropriétaires à une assemblée générale extraordinaire
Hypothèse envisagée
Dans une copropriété, outre l’assemblée générale annuelle, qui est obligatoire, il peut être nécessaire d’organiser d’autres assemblées générales des copropriétaires. On parle alors d’assemblée générale dite extraordinaire (AGE).
Une assemblée générale est, en principe, convoquée par le syndic de la copropriété, suivant les modalités fixées par les articles 9 et suivants du décret du 17 mars 1967.
L’article 8 du décret de 1967 précise que la convocation de l'assemblée est de droit lorsqu'elle est demandée au syndic soit par le conseil syndical, soit par un ou plusieurs copropriétaires, sous condition.
La convocation d’une AG peut ainsi être « demandée par un ou plusieurs copropriétaires représentant au moins un quart des voix de tous les copropriétaires ». Un règlement de copropriété peut prévoir un « seuil » minimal de voix inférieur.
En présence d’un syndic. Une demande de convocation d’une AG doit être notifiée au syndic, précisant les questions à inscrire à son ordre du jour (OJ). Il a été jugé que la demande doit porter sur un OJ « précis permettant au syndic de prendre position » (CA Versailles 06.10.2008 n° 07/01205).
Il a été jugé que le refus d’un syndic de convoquer une AG, demandée en ordre, en vertu de l’article 8 du décret de 1967, peut constituer un « motif grave et légitime » justifiant la rupture anticipée de son mandat (CA Versailles 26.09.2005 n° 04/02401). Un syndic doit donc veiller à faire le nécessaire pour organiser, aux conditions habituelles, une AG demandée en ordre. Il peut alors réclamer des honoraires spécifiques, si son contrat le prévoit en bon ordre.
Forme
La convocation à une AG peut être notifiée, aux intéressés, par lettre recommandée avec AR, ou par remise contre émargement ou récépissé.
Dans les termes de la loi Alur du 24 mars 2014, un décret n° 2015-1325 du 21 octobre 2015 (JO du 23.10.2015) est venu finaliser un dispositif qui permet également de notifier une convocation par voie électronique, dans les conditions et selon les modalités fixées aux articles 64-1 à 64-4 du décret de 1967 (décret du 17.03.1967, art. 64). Il est à ce titre possible d’en passer par une lettre recommandée électronique (LRE), délivrée par un opérateur, dans les conditions fixées par la réglementation. À la suite de la loi n° 2016-1321 du 7 octobre 2016 pour une « République numérique », c’est désormais l’article L 100 du Code des postes et des communications qui fixe le cadre légal de la LRE. Un décret n° 2018-347 du 09.05.2018, publié le 12.05.2018, est venu fixer le nouveau cadre réglementaire applicable pour une LRE (CPCE art. R 53 à R 53-4). Les nouveaux textes entreront en vigueur le 1er janvier 2019. Jusqu’au 31 décembre 2018, c’est un décret n° 2011-144 du 02 février 2011 qui s’applique.
En tout état de cause, pour en passer par une LRE à l’égard d’un copropriétaire, son « accord exprès » est exigé. Celui-ci peut/doit être formalisé de deux manières. Soit le copropriétaire notifie son accord par LRAR (ou LRE) au syndic, lequel doit alors l’enregistrer (à la date de réception de la LR). Soit cet accord est « formulé » lors d’une AG, et il doit alors être « consigné » sur le p.-v. de l’AG. Si un copropriétaire donne son accord pour la LRE, il lui revient de notifier son « adresse électronique » au syndic. C’est cette adresse qui sera à utiliser pour pouvoir notifier une LRE. En tout état de cause, une LRE sera à notifier à la dernière adresse (courriel) notifiée par le copropriétaire, pour être valable. Il est à noter que, là où un copropriétaire donne son accord pour la LRE, il peut ensuite faire machine arrière (le retirer) en notifiant sa décision au syndic par LRAR (ou LRE). Sa décision prendra effet le lendemain du jour de la réception de la LR.
Notons que, à la suite du décret n° 2015-1325 du 21 octobre 2015, il n’est plus possible de notifier une convocation, à une assemblée générale des copropriétaires, par télécopie (fax). La notification d’une convocation, par le biais de l’Intranet d’une copropriété, n’est pas non plus suffisante.
Délai pour la convocation
Sauf urgence, la convocation doit être notifiée au moins 21 jours avant la date de l’AG, à moins que le règlement de copropriété ne prévoie un délai plus long (décret de 1967 art. 9).
Lorsqu’une AG est convoquée par LRAR, le délai de 21 jours démarre le lendemain du jour de la première présentation de la lettre. Si un syndic en passe par une LRE, il doit tenir compte de règles spécifiques pour calculer le délai que fait courir la notification.
Lorsqu’une nouvelle AG doit être réunie pour statuer à la majorité de l’article 24 de la loi de 1965, dans le cadre de la « passerelle » de l’article 25-1, et à condition que la convocation soit adressée sous trois mois, le délai de convocation peut être réduit à huit jours (décret de 1967 art. 19).
Destinataires de la convocation
Chaque copropriétaire doit être convoqué à une AG.
Lorsqu’une société (ex. : SCI) est propriétaire de lot(s) dans une copropriété, la loi de 1965 ou le décret de 1967 ne prévoit pas de règle générale fixant la manière dont elle doit être convoquée en AG. On considère, en général, que le destinataire de la convocation doit être son représentant légal (p.ex. gérant) ès qualité.
Il découle d’un arrêt qu’une « erreur » sur un nom ne suffit pas à vicier une convocation notifiée au siège social d’une société, à tout le moins si ce siège diffère de l’adresse de son représentant légal (Cass. 3e civ. 23.11.2017 n° 16-20311). Si l’adresse est identique (SCI, ...), veillez à ce que la convocation soit adressée au gérant en cette qualité (Cass. 3e civ. 12.12.2001 n° 00-14157 et 09.11.2005 n° 04-13570).
Au vu d’un arrêt, un syndic doit veiller à s’assurer qu’une lettre de convocation a été effectivement présentée à l'adresse déclarée par la société (Cass. 3e civ. 13.09.2018 n°17-24824).
Un régime particulier s’applique pour une société civile d’attribution (loi de 1965 art. 23 ; décret de 1967 art. 12). Dans ce cas, chaque associé de la société doit être personnellement convoqué en AG (il peut y participer, dans les mêmes conditions que les autres copropriétaires). Cela suppose que son représentant légal communique au syndic les nom et domicile de chaque associé. La convocation en AG doit aussi être notifiée au représentant légal de la société (il peut y assister avec voix consultative).
Contenu de la convocation
La convocation doit comporter l'indication des lieu, date et heure de l’AG, ainsi que l'ordre du jour de l’AG, précisant chacune des questions soumises à la délibération de l'AG.
À défaut de stipulation du règlement de copropriété ou de décision de l'assemblée générale, il revient au syndic de fixe le lieu et l'heure de l’AG.
Des pièces ou documents, ainsi que des projets de résolution sont à joindre à cet ordre du jour, suivant la réglementation.
Il a été jugé que l’OJ d’une AG, convoquée à la demande de copropriétaires, n’est « pas limité aux seules questions dont l’inscription » a été demandée. Un syndic peut ajouter tout projet de résolution qu’il juge utile, tel pour renouveler son mandat (Cass. 3e civ. 22.06.2017 n° 16-22073).
Questions complémentaires. En vertu de l’article 10 du décret du 17 mars 1967, un copropriétaire peut demander au syndic de copropriété, à tout moment, d’inscrire une question à l’ordre du jour (OJ) d’une AG. Cette question doit être régulièrement notifiée, par LRAR (ou LRE). Un courrier déposé dans la boîte aux lettres du syndic ne suffit pas (Cass. 3e civ. 01.12.2016 n° 15-26559)
Un copropriétaire, qui demande ainsi l’inscription d’une question, doit notifier au syndic, avec sa demande, un projet de résolution, si ce projet est requis au titre de l’article 11 (I 7° et 8°) du décret de 1967 (notice). S’il demande en AG l’autorisation requise pour réaliser des travaux touchant des parties communes, à ses frais, sa demande doit aussi s’accompagner d’un document précisant « l’implantation et la consistance » des travaux envisagés. À chaque appel de fonds adressé à des copropriétaires, un syndic doit rappeler cette double règle.
La Cour de cassation a jugé, avec fermeté, qu’un syndic, « saisi régulièrement par un copropriétaire d’une demande d’inscription » d’une question, est « tenu d’y donner suite sans pouvoir apprécier son utilité ou son opportunité » (Cass. 3e civ. 13.09.2018 n° 17-22124).
Si un copropriétaire notifie en ordre une question, un syndic est tenu de la porter à l’OJ de la convocation de l’AG. Toutefois, si la question ne peut être inscrite à cette AG, compte tenu de la date de réception de la demande, un syndic peut prévoir de l’inscrire à l’AG suivante. Un syndic n’est plus tenu d’adresser un OJ complémentaire, comme par le passé.
Modèle
Le modèle de convocation à une AGE que nous proposons intègre des exemples de questions portées à l'ordre du jour, et des exemples de projets de résolutions proposées. Chaque convocation doit être adaptée, au cas par cas.