Mandat conclu en agence – notice d’information précontractuelle

Prouver le respect de l’obligation d’information précontractuelle

Réglementation

Un agent immobilier et/ou ADB étant considéré comme un « prestataire de services », il lui faut à cet égard tenir compte de la réglementation, issue de la loi dite « Hamon » du 17 mars 2014, à l’égard de tout client/prospect considéré comme un consommateur, c’est-à-dire « toute personne physique qui agit à des fins qui n’entrent pas dans le cadre de son activité commerciale, industrielle, artisanale ou libérale » (Code de la consommation, article préliminaire). De nouveaux textes, issus de la recodification du Code de la consommation (partie législative et réglementaire) en 2016, sont à prendre en compte.

À cet égard, un agent immobilier (ou ADB) est tenu à une « obligation générale d’information précontractuelle » avant qu’un client ne soit « lié » par un mandat. Cette obligation doit être mise en œuvre conformément aux articles L 111-1 et suivants du Code de la consommation.

Un agent immobilier et/ou ADB doit ainsi respecter une « obligation générale d’information précontractuelle » à l’égard d’un client « consommateur » (Code de la consommation article L 111-1 et suivants). Avant qu’un client ne soit lié par un mandat, un texte impose que l’AI/ADB lui « communique (...) de manière lisible et compréhensible », certaines informations (Code de la consommation article L 111-1). En outre, avant conclusion d’un mandat, un texte précise qu’il « met à la disposition du consommateur ou lui communique, de manière lisible et compréhensible » certaines informations complémentaires (Code de la consommation article L 111-2). D’autres informations peuvent être aussi à communiquer, à la demande d’un client (Code de consommation article R 111-3). Un manquement à ces obligations est passible d’une amende administrative pouvant atteindre 3 000 € (personne physique) ou 15 000 € (personne morale).

Informations à fournir (Check-list)

Check-list établie au regard des articles L 111-1 et L 111-2 du Code de la consommation, et des textes réglementaires.

Au titre de l’obligation d’information précontractuelle

• Caractéristiques essentielles du service proposé, compte tenu du support de communication utilisé et du service concerné ;
• Prix du service ;
• En l'absence d'exécution immédiate d’une prestation de service, la date ou le délai auquel le professionnel s'engage à exécuter le service ;
• Nom ou dénomination sociale ;
• Adresse géographique de l’établissement et, si elle est différente, celle du siège social, numéro de téléphone et adresse électronique ;
• Possibilité de recourir à un médiateur de la consommation, et coordonnées du médiateur de la consommation ;
• Modalités de paiement et d'exécution de la prestation (mandat…) ;
• Modalités prévues pour le traitement des réclamations du client ;
• Durée du mandat ou, s'il s'agit d'un mandat avec tacite reconduction, conditions de sa résiliation ;
• Statut et forme juridique de l'entreprise, numéro d’inscription au RCS ;
• Coordonnées permettant d'entrer en contact rapidement et de communiquer directement avec le professionnel ;
• Nom et adresse de l'autorité ayant délivré l'autorisation pour exercer son activité (CCI) ;
• Numéro individuel d'identification pour la TVA ;
• Le cas échéant, conditions générales du mandat et clauses contractuelles relatives à la législation applicable et la juridiction compétente ;
• Garantie financière et assurance de responsabilité civile professionnelle, avec les coordonnées de l'assureur et du garant, ainsi que la couverture géographique du contrat d’assurance et de la garantie.

Informations complémentaires à fournir à la demande du client

• Lorsque des honoraires ne sont pas déterminés au préalable par le prestataire pour un type de prestation donné, le prix du service ou, lorsqu'un prix exact ne peut pas être indiqué, la méthode de calcul permettant de le vérifier, ou un devis suffisamment détaillé ;
• Une référence aux règles professionnelles applicables, et les moyens d'y avoir accès ;
• Des informations sur les activités pluridisciplinaires et les partenariats qui sont directement liés au service concerné, et sur les mesures prises pour éviter les conflits d'intérêts. Ces informations figurent dans tout document d'information dans lequel le professionnel présente de manière détaillée ses services ;
• Information sur le Code de déontologie, avec adresse électronique à laquelle ce code peut être consulté ainsi que les versions linguistiques disponibles.

Reglementation RGPD

Dans le cadre de ses activités, un professionnel Hoguet doit désormais, également, tenir compte d’un « règlement européen sur la protection des données personnelles » (RGPD), découlant d’un règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016. Ce règlement a fixé un nouveau cadre juridique pour la protection des données à caractère personnel. En droit, une loi n° 2018-493 du 20 juin 2018 (JO du 21.06), appelée aussi loi « Cnil 3 », est venue adapter la législation nationale, pour tenir compte du règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (RGPD). Le législateur est venu à ce titre modifier la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 (loi « Informatique et Libertés »). Un décret n° 2018-687 du 1er août 2018 (JO du 03.06) est venu compléter le dispositif, au plan réglementaire.

La loi du 20 juin 2018 avait habilité le gouvernement à prendre, par ordonnance, des mesures visant à réécrire toute la loi de 1978, et à adapter la législation. Une ordonnance n° 2018-1125 du 12 décembre 2018 a été publiée à cet effet, au JO du 13 décembre 2018. Il a été prévu que cette ordonnance entre en vigueur en même temps que le décret qui modifiera le décret n° 2005-1309 du 20 octobre 2005, pris pour l’application de la loi « Informatique et Libertés » de 1978 et, au plus tard le 1er juin 2019. Ce décret n’avait pas encore été publié au 1er janvier 2019.

En pratique, les agents immobiliers et ADB doivent faire le nécessaire pour se mettre en conformité avec le RGPD, et la loi de 1978 « nouvelle version ». Un professionnel Hoguet doit en effet veiller au bon « respect » de la loi de 1978 (C. déont. art. 3).

La Cnil propose de nombreuses ressources sur les démarches à mener, au titre du RGPD, sur son site Internet (https://www.cnil.fr). Il convient notamment de constituer un « registre des activités de traitement » des données. Le plus simple est d’utiliser le modèle de registre proposé par la Cnil, en l’adaptant. La loi impose aussi parfois de désigner un « délégué à la protection des données » (DPO), auprès de la Cnil. Pour une petite structure, la désignation d’un DPO n’est pas obligatoire, mais recommandée.

Un professionnel doit aussi fournir diverses informations à toute personne dont les données sont collectées et traitées, tel sur les droits qui lui sont reconnus (droit d’accès, etc.).

Le RGPD impose à cet égard une information concise, transparente, compréhensible et aisément accessible des personnes concernées. Cette obligation de transparence est définie aux articles 12, 13 et 14 du RGPD. En droit interne, les droits de la personne concernée font désormais l’objet des articles 48 et suivants de la loi Informatique et Liberté de 1978 (dans sa rédaction issue de l’ordonnance n° 2018-1125 du 12 décembre 2018), textes entrant en vigueur au plus tard le 1er juin 2019.

À cet égard, le plus simple peut consister à insérer une rubrique d’information, appropriée dans les actes : mandat, bail, ...

Cette rubrique peut être également et utilement d’emblée insérée dans la notice d’information précontractuelle remise à un client.

Pour consulter la rubrique dédiée à l’information des clients, sur le site Internet de la Cnil, https://www.cnil.fr/fr/conformite-rgpd-information-des-personnes-et-transparence

Il est à noter que, lorsqu’un traitement de données personnelles est susceptible d’engendrer un risque élevé pour les droits et libertés des personnes concernées, une « analyse d’impact sur la protection des données » (DPIA – Data Protection Impact Assessment – Analyse d’impact relative à la protection des données – AIPD ou PIA) est requise au titre du RGPD. À ce sujet, la Cnil avait publié, à la date de mise à jour de cette notice, deux délibérations (Cnil, délibérations n° 2018-326 et n° 2018-327 du 11 octobre 2018 – JO du 6 novembre 2018). La délibération n° 2018-327 du 11 octobre 2018 est venue fixer une liste (non limitative) des types d’opérations de traitement pour lesquelles une analyse d’impact relative à la protection des données (AIPD) est requise. Au titre de la délibération, est concernée l’instruction des demandes et gestion des logements sociaux. Pour la Cnil, est par exemple concerné un traitement visant à permettre l’instruction des demandes de logement social en location ou en accession à la propriété. Une délibération de la Cnil, non publiée au 1er janvier 2019, doit venir adopter la liste des traitements pour lesquels aucune AIPD n’est requise.

Traitement des données clients. Jusqu’ici, une déclaration préalable auprès de la Cnil, dite simplifiée, était suffisante pour des données et des finalités de traitement considérées par la Cnil comme ne comportant pas de risques d’atteinte à la vie privée et aux libertés. C’est la norme simplifiée no 21, résultant d’une délibération de la Cnil du 18 décembre 2003 relative à la gestion et aux négociations des biens immobiliers, qui fixait les règles à respecter (JO du 22 janvier 2004, p. 2004). Cette norme simplifiée dite NS-021 définissait les données personnelles qui peuvent faire l’objet d’un traitement informatique, du candidat locataire au propriétaire, en passant par les cautions, mais aussi les données sur les biens rentrés en mandat.

Le mécanisme de déclaration (ou d’autorisation) préalable pour des fichiers informatiques a été supprimé par une loi n° 2018-493 du 20 juin 2018 (JO du 21.06), appelée aussi loi « Cnil 3 », dans le cadre de la mise en oeuvre RGPD. Comme l’a indiqué la Cnil, les normes simplifiées, telle la NS-021 pour un professionnel Hoguet, n’ont plus de « valeur juridique ». La Cnil a toutefois précisé que, dans l’attente de « référentiels RGPD », vous pouvez en tenir compte pour « orienter vos premières actions de mise en conformité » au RGPD.

Une publication de la Cnil du 2 juillet 2018 invite tout agent immobilier et/ou ADB à bien faire le nécessaire pour respecter la réglementation, en ce domaine.

Un traitement informatique des données personnelles est possible, si elles sont conservées « pendant une durée qui n’excède pas la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont collectées et traitées » (loi du 01.01.1978, art. 6 5°). Tenez compte notamment, en l’état, de la norme simplifiée (NS-021) de la Cnil, à ce sujet. Notons que, au titre de la norme NS-021, les données peuvent être conservées jusqu’au « règlement du solde des comptes » ou « la rupture de la relation contractuelle ». Elles doivent être ensuite détruites, sauf celles nécessaires à l’accomplissement d’obligations légales.

Dans le cadre du « RGPD », il faut aussi veiller à sécuriser l’ensemble des données personnelles collectées par le biais de « mesures techniques et organisationnelles appropriées ». Consultez les préconisations de la Cnil, à ce sujet (https://www.cnil.fr/professionnel).

Notons aussi que, au titre de la loi « Informatique et Libertés » de 1978, telle que retouchée par la loi n° 2018-493 du 20 juin 2018, interdit « de traiter des données à caractère personnel qui révèlent la prétendue origine raciale ou l’origine ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques ou l’appartenance syndicale d’une personne physique », mais aussi des données « concernant la santé ou des données concernant la vie sexuelle ou l’orientation sexuelle d’une personne physique » (loi du 01.01.1978 art. 8 I).

Il est à relever que, dans le cadre de la mise en oeuvre du RGPD, la Cnil peut édicter des référentiels afin d’aider les professionnels dans leurs activités (mise en conformité au RGPD). Ces référentiels sont destinés à actualiser les normes adoptées avant le 25 mai 2018, à la lumière du RGPD. À la date de cette mise à jour, la Cnil avait lancé une consultation publique portant sur des projets de référentiel « gestion commerciale » (fichiers « clients » et « prospects ») et « impayés ». Pour la Cnil, le respect de ces deux référentiels permettra d’assurer la conformité des traitements de gestion des impayés et des activités commerciales au regard des principes relatifs à la protection des données. Cette consultation devait prendre fin le 11 janvier 2019. La Cnil a prévu d’adopter ensuite les projets de référentiel, en séance plénière de la Commission.

Si vous disposez d’un site Internet, veillez également à ce qu’il soit bien sécurisé pour protéger des données clients, et à bien respecter la réglementation en cas de dépôt de « cookies » sur l’appareil des utilisateurs. La Cnil et les juges n’entendent pas « badiner » avec la loi, à ce sujet (délibération Cnil n° 2018-003 du 21.06.2018 ; CE 06.06.2018 n° 412589).

Notice d’information précontractuelle

En pratique, un agent immobilier doit être en mesure de pouvoir justifier, en tant que de besoin, avoir fourni à un client les informations exigées et demandées, par exemple sous la forme d’une notice d’information précontractuelle.

Le Code de la consommation n’impose pas, formellement, de régulariser une notice d’information précontractuelle avec un client. Mais il peut être prudent de la prévoir, au plan probatoire. En cas de litige, en effet, il « appartient au professionnel de prouver qu’il a exécuté ses obligations » (Code de la consommation article L 111-5).

La notice que nous proposons, qui est à adapter au cas par cas, prend en compte les nouveaux textes issus de la recodification du Code de la consommation (partie législative et réglementaire) en 2016.

La notice intègre également un exemple de rubrique destinée à informer un client au titre de la règlementation RGPD.