Depuis le 1er juillet 2019, vous pouvez conserver et archiver vos pièces et documents pour l’assiette et le contrôle des cotisations sous forme numérique. Pouvez-vous pour autant vous débarrasser du papier ?

La loi de financement de la Sécurité sociale pour 2019 impose à l’entreprise cotisante de conserver ses documents ou pièces justificatives nécessaires à l'établissement de l'assiette ou au contrôle des cotisations et contributions sociales pendant une durée au moins égale à 6 ans (LFSS pour 2019 art. 18, JO du 23 ; CSS art. L. 243-16).

Conservation et archivage numériques. Si elle a établi ou reçu les documents ou pièces sur support papier, l’entreprise cotisante peut les conserver et les archiver sur un support informatique.

Depuis le 1er juillet 2019, l’entreprise doit transférer ses pièces et documents justificatifs établis sur support papier vers un support informatique et effectuer leur archivage numérique selon les mêmes règles de numérisation que celles applicables à ses factures en matière fiscale (LPF art. A. 102 B-2).

Modalités de conservation et archivage numérique papier

La numérisation des pièces et documents justificatifs établies originairement sur support papier doit garantir leur reproduction à l'identique et être la copie conforme à l'original en image et en contenu. Les dispositifs de traitements sur l'image sont interdits et la compression de fichiers doit s’opérer sans perte.

L'archivage numérique, effectué par l’entreprise cotisante ou un tiers mandaté, doit assurer la disponibilité, la lisibilité et l'intégrité des documents ainsi numérisés durant toute la durée de conservation. Pour garantir l'intégrité des fichiers numérisés, chaque document numérisé doit être conservé sous format PDF ou PDF A/3 (ISO 19005-3) et être assorti :

 - d’un cachet serveur fondé sur un certificat conforme, au moins au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile ;

- d'une empreinte numérique ;

- d’une signature électronique fondée sur un certificat conforme au moins au RGS de niveau une étoile ;

- ou de tout dispositif sécurisé équivalent fondé sur un certificat délivré par une autorité de certification figurant sur la liste de confiance française (Trust-service Status List-TSL).

L’horodatage. Chaque fichier doit être horodaté au moins au moyen d'une source d'horodatage interne, afin de dater les différentes opérations réalisées.

Attention ! En cas de contrôle Urssaf, si une pièce ou un document justificatif numérisé n’est pas conforme à ces conditions de numérisation, l’entreprise cotisante doit présenter l'original sous format papier. À défaut, cette situation sera assimilée à une absence de documents ou pièces justificatifs nécessaires à l'établissement de l'assiette ou au contrôle des cotisations et contributions sociales. L’Urssaf pourra procéder à un redressement de l’entreprise contrôlée selon la taxation forfaitaire.

Rappelons en effet que l’agent chargé du contrôle fixe forfaitairement le montant de l'assiette notamment dans le cas suivants la personne contrôlée ne met pas à disposition les documents ou justificatifs nécessaires à la réalisation du contrôle ou leur présentation n'en permet pas l'exploitation (CSS art. L. 243-7 et R. 243-59-4).

 

Sources : arrêté du 23.05.2019, JO du 29 ; LFSS pour 2019 art. 18, JO du 23 ; CSS art. L. 243-16 et LPF art. A102 B-2

En cas de contrôle Urssaf, si une pièce ou un document justificatif numérisé n’est pas conforme aux conditions de numérisation, l’entreprise cotisante doit présenter l'original sous format papier. À défaut, l’Urssaf pourra procéder à un redressement de l’entreprise contrôlée selon la taxation forfaitaire. Par précaution, conservez le papier !

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