Facture de ventes de marchandises

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Facture de ventes de marchandises

En application des dispositions de l'article L 441-3 du Code de commerce, tout achat de produit ou de marchandises effectué dans le cadre d'une activité professionnelle doit donner lieu à une facturation.

Cette facture doit, on le rappelle, être remise dès que la prestation a été rendue et, en tout état de cause, avant le paiement du prix.

Le vendeur est tenu de délivrer la facture dès la réalisation de la vente.

La date de réalisation s'entend comme étant celle de la livraison (franco) ou celle de la prise en charge par le distributeur (enlèvement).

Le fournisseur doit délivrer une facture à son client même si ce dernier ne la lui réclame pas ; de même, l'acheteur doit réclamer une facture au vendeur si ce dernier ne la lui délivre pas spontanément.

Forme de la facture

  1. Support papier

La facture doit, en principe, être établie en double exemplaire sur un support papier, l'un des exemplaires devant être remis au client.

L'entreprise ne peut se dispenser d'adresser à son client une facture sur un support papier que si elle a mis en place une procédure de transmission par voie électronique sécurisée.

  1. Support électronique

La facturation électronique est admise sans le recours à la signature électronique ou à la dématérialisation, mais moyennant le respect de certaines conditions.

À condition d'être acceptée préalablement par l'acheteur, une facture peut être émise par voie électronique et non sur support papier. Elle tient lieu de facture d'origine.

Il s'agit d'une facture qui se présente sous la forme d'un message structuré selon une norme sécurisée convenue entre les parties, permettant une lecture par ordinateur et pouvant être traité automatiquement et de manière univoque (format XML, courrier électronique avec un fichier PDF joint, télécopie reçue en version électronique, par exemple).

Ce n'est pas le mode de transmission électronique qui prime (il ne s'agit pas simplement d'une version électronique d'une facture-papier numérisée ou scannée, puis envoyée par courriel), mais le mode de conception de la facture.

Pour qu'une facture soit considérée comme une facture électronique, elle doit être non seulement émise, mais aussi reçue sous format électronique (courrier électronique ou transmission d'un lien sécurisé sur un portail Internet), ce qui implique que les systèmes de l'émetteur (fournisseur) et du récepteur (client) soient compatibles et que la preuve de sa réception puisse être apportée.

Le contenu d'une facture dématérialisée doit correspondre à celui d'une facture papier comportant strictement les mêmes mentions obligatoires.

L'entreprise qui recourt à la facturation électronique doit mettre en place des contrôles documentés et permanents qui permettent d'établir une piste d'audit fiable entre les factures émises ou reçues et les opérations de ventes de biens ou de services qui en sont à l'origine.

Ces contrôles doivent garantir l'authenticité de l'origine, l'intégrité du contenu et la lisibilité des factures émises ou reçues.

En d'autres termes, il convient de s'assurer que les informations figurant sur les factures concernent bien l'assujetti qui réalise la vente de biens ou de services, que le contenu des factures n'est pas modifié et qu'elles puissent être lisibles pendant toute la période pendant laquelle elles doivent être conservées.

Bon à savoir :

  • il est possible d'adresser les factures en fichier PDF.
  • l'image scannée d'une facture émise sous forme papier n'est pas considérée comme électronique car il existe dans ce cas une facture d'origine, matérialisée, et qui doit donc être adressée comme telle au client.

Attention ! Le destinataire de factures électroniques peut toujours exiger de ses fournisseurs de recevoir des factures papier.

Il faut bien insister sur le fait que pour qu’une facture soit une facture électronique, l’intégralité du processus de facturation doit être électronique.

Par conséquent, une facture initialement conçue sur support papier puis numérisée, envoyée et reçue par courrier électronique ne constitue pas une facture électronique, mais une facture papier.

De la même façon, une facture créée sous forme électronique qui est envoyée et reçue sous format papier ne constitue pas une facture électronique.

Il est rappelé, par ailleurs, qu’une facture initialement reçue sur support papier puis numérisée pour être archivée sous forme électronique ne constitue pas une facture d’origine, quand bien même le document archivé serait sécurisé au moyen d’une signature électronique.

Toutefois, jusqu’au 1er janvier 2019 pour les petites et moyennes entreprises (entreprises occupant moins de 250 personnes et ayant un chiffre d’affaires annuel n’excédant pas 50 M€ ou un total de bilan n’excédant pas 43 M€) et jusqu’au 1er janvier 2020 pour les micro-entreprises (entreprises occupant moins de dix personnes et ayant un chiffre d’affaires annuel ou un total de bilan n’excédant pas 2 M€).

Une facture créée sur papier, puis numérisée pour être envoyée et reçue de façon électronique (par courriel ou réseau sécurisé) sera considérée comme une facture électronique sous réserve du respect des conditions cumulatives suivantes par l’émetteur :

  • la facture numérisée devra être sécurisée au moyen d’une signature électronique quelles que soient les caractéristiques de cette dernière ;
  • l’émetteur de la facture devra conserver la facture sous les deux formats, papier et électronique.

Le récepteur de la facture sera, pour sa part, considéré comme ayant reçu une facture électronique. Il devra donc conserver la facture ainsi reçue uniquement sous format dématérialisé.

Archivage

L’authenticité de l’origine de la facture, l’intégrité de son contenu et sa lisibilité doivent être assurées à compter de son émission et jusqu’à la fin de sa période de conservation.

Toute facture doit être rédigée en double exemplaire ; le vendeur et l’acheteur doivent en conserver chacun un exemplaire.

Depuis le 1er janvier 2013, l’assujetti qui désire transmettre ses factures sous forme électronique peut recourir non seulement à la transmission de factures sous forme de message structuré (échange de données informatisées, EDI) ou à la signature électronique (fondée sur un certificat délivré par un prestataire de services de certification dûment habilité), mais également à toute solution technique autre, sous réserve, dans ce dernier cas, de mettre en place des contrôles documentés et permanents pour établir une piste d’audit fiable entre la facture émise ou reçue et l’opération qui en est le fondement.

De tels contrôles sont également nécessaires pour les factures papier.

Légalement, les originaux ou les copies des factures sont conservés pendant trois ans à compter de la vente ou de la prestation de services.

On ne saurait toutefois s’en tenir au délai légal de trois ans, et il faut lui préférer le délai de dix ans.

En effet :

  • les documents comptables et les pièces justificatives sont conservés pendant dix ans ;
  • fiscalement, les pièces justificatives de la comptabilité doivent être conservées pendant dix ans.

 

Supports de conservation

Informations à conserver

Supports de conservation
(en fonction des durées)

3 ans(1)

6 ans(1)

5 ans ou plus(2)

Informations visées par les droits généraux de communication et de contrôle de l'administration

Livres et registres obligatoires

Sur leur support original

Autres documents ou pièces justificatives

Établis sur support non informatique

Sur tout support 3)

Établis sur support informatique

Sur support
informatique

Sur tout support(3)

Ouvrant droit à déduction de TVA

Sur leur support original ou dématérialisé

Sur leur support original ou dématérialisé

Sur tout
support(3)

Informations supplémentaires du fait qu'elles ont trait à l'informatique

Autres informations, données ou traitements informatiques non visés ci-avant mais concourant directement ou indirectement à la formation des résultats comptables ou fiscaux et à l'élaboration des déclarations rendues obligatoires par le CGI

Sur support
informatique

Aucune obligation de conservation

Documentation informatique

(1) Durées fiscales.
(2) Durées comptables, civiles ou commerciales.
(3) Sur tout support (au choix de l'entreprise) : photocopies, listings, microfilms, microfiches, mais aussi, si elle le souhaite, sur support informatique ou dématérialisé.

 

Archivage des factures « papiers »

Depuis le 30 mars 2017, est autorisée la conservation sous forme dématérialisée des factures établies ou reçues sur support papier. Pour ce faire, le transfert des factures établies originairement sur support papier vers un support informatique doit être réalisé dans des conditions garantissant leur reproduction à l'identique. Le résultat de cette numérisation est la copie conforme à l'original en image et en contenu. Les couleurs sont reproduites à l'identique en cas de mise en place d'un code couleur. Les dispositifs de traitements sur l'image sont interdits. En cas de recours à la compression de fichier, cette dernière doit s'opérer sans perte.

Chaque document ainsi numérisé est conservé sous format PDF. L'archivage numérique des factures établies originairement sur support papier peut être effectué par l'entreprise ou par un tiers mandaté à cet effet.

En application des dispositions de l'article L 441-3 du Code de commerce, tout achat de produit ou toute prestation de services, effectué dans le cadre d'une activité professionnelle doit donner lieu à une facturation.

L'administration économique et l'administration fiscale admettent toutefois, les pratiques d'autofacturation (émission de la facture par le client) et de sous-traitance de la facturation (émission de la facture par un tiers, par exemple, un centre de facturation), par l'intermédiaire d'un mandat, la facture étant établie au nom et pour le compte du vendeur.

Les services rendus par un distributeur à son fournisseur dans le cadre d'un contrat de coopération commerciale, visé à l'article L 441-7, I- 2° du Code de commerce (modifié par la LME du 4 août 2008) doivent donner lieu à une facture répondant aux obligations et conditions requises par l'article L 441-3 du Code de commerce, en indiquant la dénomination exacte et le prix des services rendus, les produits et quantités de produits concernés ainsi que la date de fourniture de ces services. La rémunération des services rendus dans ce cadre ne peut donner lieu à une déduction d'office sur les factures d'achat de produits, par voie de compensation, dès lors que les conditions de la compensation légale ne sont pas réunies et pourrait être considérée comme un abus de puissance d'achat.

La loi Hamon relative à la consommation (loi 2014-344 du 17 mars 2014, dont les dispositions sont entrées en vigueur le 19 mars 2014 s'agissant des règles de facturation), a modifié l'article L 441-3 du Code de commerce afin de tenir compte des assouplissements prévus par la réglementation fiscale concernant les assujettis à la TVA à la suite de la transposition de la directive 2010/45 du 13 juillet 2010 relative au système commun de TVA en ce qui concerne les règles de facturation. L'article L 441-3 du Code de commerce contient désormais un renvoi aux 2e et 3e alinéas du 3 du I de l'article 289 du CGI qui prévoit deux mesures de tempérament concernant la date d'émission de la facture :

  • un différé de facturation pour les livraisons intracommunautaires de biens exonérées de TVA et les prestations de services relevant de la règle générale de territorialité « B to B » pour lesquelles la taxe est autoliquidée par le client dans un autre État membre de l'Union européenne ; pour ces opérations, la facture peut être émise au plus tard le 15 du mois suivant celui au cours duquel s'est produit le fait générateur ;
  • la possibilité, pour les entreprises réalisant au profit d'un même client des opérations fréquentes pour lesquelles la TVA devient exigible au cours d'un même mois civil, d'établir des factures périodiques émises au plus tard à la fin de ce même mois. Dans ce cas, seuls des bons de livraison sont établis lors de chaque livraison ou lors de l'exécution de chaque prestation, l'ensemble de ces livraisons ou prestations devant ensuite faire l'objet, dans le délai d'un mois, d'une facture récapitulative faisant elle-même référence aux bons de livraisons intermédiaires (BOI-TVA- DECLA-30-20).

Il est nécessaire, pour que ces factures récapitulatives soient valablement établies, que l'acheteur ait donné son accord et que la pratique de la facturation récapitulative soit justifiée par le nombre et le faible montant des livraisons ou prestation.

 

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