Convocation à un entretien préalable avant de sanctionner

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Convocation à un entretien préalable avant de sanctionner (sauf licenciement disciplinaire)

Il faut adresser votre convocation au salarié par lettre recommandée avec accusé de réception ou par lettre remise en mains propres contre décharge.

Vous ne pouvez sanctionner un salarié plus de deux mois après le jour où vous avez eu connaissance des faits fautifs, à moins que des poursuites pénales n’aient été exercées dans ce délai.

Ainsi, votre convocation doit être envoyée au salarié dans ce délai de deux mois. En revanche, la loi n’impose pas de délai précis entre l’envoi de la convocation et le jour même de l’entretien. Toutefois, ce délai doit être suffisant pour permettre au salarié de préparer sa défense.

Vous devez nécessairement indiquer, dans la lettre de convocation, l’objet de l’entretien préalable (exemple : en vue d’une éventuelle sanction disciplinaire). Il n’est pas nécessaire, en revanche, de faire apparaître dans la lettre de convocation les motifs pour lesquels vous envisagez de prendre une sanction.

Précisez également la date, l’heure et le lieu de l’entretien, ainsi que la faculté pour le salarié de se faire assister par une personne de son choix appartenant au personnel de l’entreprise.

Sachez que, le plus souvent, le salarié choisira un représentant du personnel ou un délégué syndical qui peut intervenir dans le cadre de ses heures de délégation. Si l’assistant du salarié est un salarié ordinaire, sans mandat, il est conseillé de lui maintenir sa rémunération pour le temps passé à l’entretien.

Au cours de l’entretien, informez le salarié des raisons pour lesquelles vous envisagez de le sanctionner et recueillez ses explications.

Important. La sanction ne peut intervenir que 24 heures (un jour franc) après le jour fixé pour l’entretien et, au plus tard, dans un délai d’un mois.

Cette sanction doit être motivée et notifiée au salarié par lettre recommandée avec accusé de réception ou par lettre remise en mains propres contre décharge (voir modèle de lettre d’avertissement ou de mise à pied).

À retenir. Lettre envoyée en recommandé avec demande d’avis de réception ou remise en main propre contre décharge (après avoir vérifié dans la convention collective applicable à l’entreprise s’il n’existe pas de procédures particulières). L’engagement des poursuites disciplinaires doit avoir lieu dans le délai de deux mois à compter du jour où l’employeur a eu connaissance des faits fautifs.

 

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