Le Ministère de la justice est venue apporter des précisions sur la mise en œuvre de la récente ordonnance du 18 novembre 2020, pour les copropriétés. Un point s'impose...

Pour le dispositif exceptionnel «Covid-19»... Comme expliqué dans une actualité du 19 novembre 2020, et un conseil (A&C Immobilier 16ème n°18 p.7), les pouvoirs publics ont publié une nouvelle ordonnance n°2020-1400 intéressant les règles applicables en copropriété (tenue d’une assemblée générale, contrats des syndics...), afin de prendre en compte la prolongation de l’état d’urgence sanitaire et les mesures de confinement.

Cette ordonnance n°2020-1400 du 18 novembre 2020 (JO du 19.11.2020 cliquer ici) est venue notamment prolonger jusqu’au 1er avril 2021, en le complétant, le dispositif exceptionnel, régi par l’ordonnance n°2020-304 du 25 mars 2020, pour l’organisation d’une assemblée générale (AG) de copropriétaires. Pour consulter l'ordonnance, telle que retouchée: cliquer ici 

D'utiles précisions... Dans le cadre d'une «FAQ» datée du 26 novembre 2020 et publiée sur son site internet, le Ministère de la Justice est venu apporter des précisions sur les conditions et modalités de mise en œuvre du dispositif exceptionnel prévu par l'odonnance, pour la tenue d'une AG. La publication aborde également le mécanisme, prévu par l'ordonnance, de renouvellement de plein du droit d'un contrat de syndic de copropriété, et du mandat des conseillers syndicaux d’une copropriété, arrivant à expiration après le 29 octobre 2020.

Pour la tenue d'une assemblée générale... Le Ministère de la Justice souligne que le dispositif exceptionnel permet à un syndic de copropriété de déroger temporairement, jusqu'au 1er avril 2021, aux dispositions du premier alinéa de l’article 17-1 A de la loi n°65-557 du 10 juillet 1965, qui prévoit notamment que les copropriétaires ont la possibilité de participer à l’AG par présence physique.

Dans ce cadre dérogatoire, tous les copropriétaires peuvent participer à l’AG par visioconférence ou tout autre moyen de communication électronique permettant leur identification, ou exprimer leur vote par correspondance, avant la tenue de l’assemblée générale, dans les conditions ordinaires de l’article 17-1 A de la loi n°65-557 du 10 juillet 1965.

Si le recours à la voie dématérialisée s’avère toutefois impossible, par exemple, en raison de difficultés techniques, financières ou de la taille de la copropriété, le syndic peut prévoir que les décisions du syndicat sont prises exclusivement au moyen du vote par correspondance, sans débat contradictoire en assemblée générale. S’il décide de faire application de ce dispositif dérogatoire alors que l’assemblée générale a déjà été convoquée, le syndic doit alors en informer les copropriétaires au moins quinze jours avant la date prévue de la réunion, par tout moyen permettant d’établir avec certitude la date de la réception de cette information .

Pour l’application du dispositif exceptionnem, plusieurs dispositions dérogatoires de niveau règlementaire ont par ailleurs été prévues. Afin de permettre la tenue d’une AG totalement dématérialisée, il est dérogé à certaines règles pour:

  • permettre la convocation de l’AG sans qu’un lieu de réunion soit fixé ni indiqué dans la convocation
  • indiquer aux copropriétaires dans la convocation qu’ils ne pourront voter, selon les cas, que par participation à l’AG par visioconférence, sans préjudice du recours au vote par correspondance, ou en cas d’impossibilité de tenir l’AG de façon dématérialisée, au moyen exclusif du vote par correspondance
  • permettre au président de séance de certifier exacte la feuille de présence et de signer le procès-verbal des décisions de l’AG (s’il y a lieu avec le ou les scrutateurs désignés par l’AG) après la réunion, dans les 8 jours de la tenue de celle-ci
  • en cas de recours exclusif au vote par correspondance, empêchant l’élection du président de séance, habiliter le président du conseil syndical, ou à défaut de disponibilité de celui-ci l’un des membres de ce conseil, et à défaut de conseil syndical ou en l’absence de membres du conseil syndical disponibles, l’un des copropriétaires votant désigné par le syndic, à assumer les missions devant normalement incomber au président de séance (certification de la feuille de présence, signature du procès-verbal, etc.)
  • permettre l’emploi de moyens et supports techniques de télécommunications, au choix du syndic, quand bien même lorsque l’AG des copropriétaires n’a pas encore opté pour des modalités particulières.

La Chancellerie souligne que l’ensemble de ces mesures est prolongé jusqu’au 1er avril 2021.

Le Ministère de la Justice souligne par ailleurs que les mesures de confinement, prises par le décret n°2020-1310 du 29 octobre 2020 (JO du 30.10.2020) ont affecté et affectent encore la tenue de certaines assemblées générales des copropriétaires, qui avaient d’ores et déjà été convoquées avant cette date, pour une tenue en présence physique des copropriétaires à une date postérieure. Les copropriétés concernées ne peuvent tenir l’assemblée générale dans les conditions prévues et doivent exposer des frais de reconvocation, dans des délais contraints, ou renoncer à prendre toute décision. C'est dans ce contexte que l’ordonnance n°2020-1400 du 18 novembre 2020 a prévu le dispositif spécifique aux assemblées générales convoquées à une date comprise entre le 29 octobre 2020 et le 4 décembre 2020. Pour ces assemblées, le syndic de copropriété pouvait (et peut) informer les copropriétaires, à tout moment et par tout moyen permettant d’établir avec certitude la date de réception de cette information, qu’ils voteront par correspondance sur l’ordre du jour de l’AG précédemment convoquée. A cette fin, les copropriétaires disposent d’un nouveau délai pour retourner au syndic leur formulaire de vote, qui ne peut être inférieur à 15 jours à compter de la réception de l’information. La prise de décisions opérée dans ces conditions doit intervenir, au plus tard, le 31 janvier 2021.

Pour les contrats des syndics... Au titre du dispositif exceptionnel, le contrat d’un syndic, qui expire/a expiré entre le 29 octobre 2020 et le 31 décembre 2020 inclus, est en principe renouvelé de plein droit jusqu’à la prise d’effet d’un nouveau contrat (avant le 1er février 2021).

La Chancellerie rappelle que le dispositif exceptionnel ne s’applique qu’à des «hypothèses circonscrites».

Ainsi, il n’est pas applicable aux copropriétés qui ont déjà désigné, à la date d’entrée en vigueur de l’ordonnance n°2020-1400 du 18 novembre 2020, intervenue le 20 novembre 2020, le «successeur de leur syndic ou décidé de renouvelé ce dernier dans des conditions normales, et ce à compter du 29 octobre 2020».

En outre, le renouvellement automatique des contrats de syndics s’appliquant uniquement aux contrats arrivant à expiration entre le 29 octobre 2020 et le 31 décembre 2020 inclus, les «contrats de syndics arrivant à expiration en 2021 ne seront donc pas concernés par la mesure.  Dès lors, les syndics dont le contrat arrive à expiration début 2021 devront convoquer une assemblée générale à l’effet de désigner un syndic avant l’expiration de leur mandat».

Pour les mandats des conseillers syndicaux. La Chancellerie rappelle que le renouvellement automatique du mandat des membres du conseil syndical, au titre de l'ordonnance, est «exclu lorsque l’assemblée générale a d’ores et déjà statué, avant l’entrée en vigueur de l’ordonnance n°2020-1400 du 18 novembre 2020 sur l’élection de nouveaux membres dont le mandat doit prendre effet postérieurement au 29 octobre 2020, de sorte qu’une continuité dans le suivi de la gestion de la copropriété est assurée».

Il est précisé que la mesure exceptionnelle mise en place permet également «d’éviter la cessation du mandat du syndic élu parmi les membres du conseil syndical dans les syndicats coopératifs dans les conditions de l’article 17-1 de la loi du 10 juillet 1965. Il résulte en effet de l’article 41 du décret du 17 mars 1967 que le mandat de ce syndic prend fin en même temps que son mandat de membre de conseil syndical. Par le renouvellement de plein droit de son mandat de conseiller syndical jusqu’à la tenue d’une prochaine assemblée générale, le syndic du syndicat coopératif pourra continuer à exercer normalement ses fonctions».

Pour consulter la «FAQ» sur le site internet du Ministère de la Justice : cliquer ici

Nous soulignons que la «FAQ» ainsi diffusée par le Ministère de la Justice est susceptible d'évoluer. Dans l'attente d'une hypothétique circulaire officielle, visant à commenter l'ordonnance , nous conseillons, par précaution, de faire une «capture d'écran» de la FAQ, à toutes fins utiles. 

Référence

Site internet du Ministère de la Justice (http://www.justice.gouv.fr)

Tenez-compte des observations de la Chancellerie concernant la tenue d'une AG ou le renouvellement de plein droit des contrats de syndics (et des mandats des conseillers syndicaux), au titre du dispositif exceptionnel régi par l'ordonnance n°2020-304 du 25 mars 2020, telle que retouchée et complétée. 

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