Un décret vient d'être publié pour fixer la liste minimale des documents à prévoir, côté syndics, concernant l'extranet des copropriétés. Que faut-il savoir ?

Pour l’extranet des copropriétés... En application de la loi Alur du 24 mars 2014, pour les copropriétés dont il assure la gestion, un syndic professionnel est tenu de proposer un « accès en ligne sécurisé » , en clair un « extranet », aux « documents dématérialisés relatifs à la gestion de l’immeuble ou des lots gérés » , sauf dispense par décision contraire de l’assemblée générale (AG) des copropriétaires, prise à la majorité de l’article 25 (majorité des voix de tous les copropriétaires). L’accès doit être « différencié » selon la nature des documents mis à la disposition des copropriétaires ou du conseil syndical (loi du 10.07.1965 art. 18, I) .

La liste minimale des documents à prévoir est connue...  La loi « Elan » du 23 novembre 2018 a retouché le cadre légal sur l’extranet.

Comme cela était réclamé par certains, la loi a prévu qu’un décret vienne préciser la « liste minimale des documents devant être accessibles en ligne » dans l’espace sécurisé.

Tel est l'objet d'un décret n° 2019-502 du 23 mai 2019, qui vient d'être publié ce 24 mai 2019 au journal officiel.

Le décret fixe la liste minimale des documents de gestion de l'immeuble et relatifs aux lots gérés devant être mis à disposition des copropriétaires, d'une part, et des membres du conseil syndical, d'autre part, par le syndic.

Pour tous les copropriétaires... La liste minimale des documents devant être mis à disposition dans l'extranet, pour l'ensemble des copropriétaires, est la suivante :

  • Le règlement de copropriété, l'état descriptif de division ainsi que les actes les modifiant, s'ils ont été publiés ;
  • La dernière fiche synthétique de la copropriété  ;
  • Le carnet d'entretien de l'immeuble ;
  • Les diagnostics techniques relatifs aux parties communes de l'immeuble en cours de validité ;
  • Les contrats d'assurance de l'immeuble conclus par le syndic au nom du syndicat des copropriétaires, en cours de validité ;
  • L'ensemble des contrats et marchés en cours signés par le syndic au nom du syndicat de copropriétaires, à l'exclusion des contrats de travail des préposés du syndicat des copropriétaires ;
  • Les contrats d'entretien et de maintenance des équipements communs en cours ;
  • Les procès-verbaux des trois dernières assemblées générales et, le cas échéant, les devis de travaux approuvés lors de ces assemblées ;
  • Le contrat de syndic en cours.

Pour chaque copropriétaire... La liste minimale des documents devant être mis à disposition d'un copropriétaire, pour son lot, est la suivante :

  • Le compte individuel du copropriétaire arrêté après approbation des comptes du syndicat par l'assemblée générale annuelle ;
  • Le montant des charges courantes du budget prévisionnel et des charges hors budget prévisionnel, des deux derniers exercices comptables clos, payées par le copropriétaire ;
  • Lorsque le syndicat des copropriétaires dispose d'un fonds de travaux, le montant de la part du fonds de travaux rattachée au lot du copropriétaire arrêté après approbation des comptes du syndicat par l'assemblée générale annuelle ;
  • Les avis d'appel de fonds adressés au copropriétaire sur les trois dernières années (et transmis par le syndic à partir du 1er juillet 2020).

Pour un conseil syndical... La liste minimale des documents accessibles aux (seuls) membres d'un conseil syndical est la suivante :

  • Les balances générales des comptes du syndicat des copropriétaires, ainsi que le relevé général des charges et produits de l'exercice échu ;
  • Le cas échéant, les relevés périodiques des comptes bancaires séparés ouverts au nom du syndicat des copropriétaires ;
  • Les assignations en justice délivrées au nom du syndicat des copropriétaires relatives aux procédures judiciaires en cours et les décisions de justice dont les délais de recours n'ont pas expiré ;
  • La liste de tous les copropriétaires établie par le syndic ;
  • La carte professionnelle du syndic, son attestation d'assurance responsabilité civile professionnelle ainsi que son attestation de garantie financière en cours de validité.

Et c'est pour quand ? Le décret n° 2019-502 du 23 mai 2019 entrera en vigueur (uniquement) le 1er juillet 2020.

Un syndic professionnel, s'il est tenu de proposer un extranet pour une copropriété dont il assure la gestion, doit donc veiller à faire le nécessaire pour que les documents prévus soient bien disponibles à partir du 1er juillet 2020.

Références 

Décret n° 2019-502 du 23 mai 2019 relatif à la liste minimale des documents dématérialisés concernant la copropriété accessibles sur un espace sécurisé en ligne JORF n°0120 du 24 mai 2019

Loi n° 2018-1021 du 23 novembre 2018 portant évolution du logement, de l'aménagement et du numérique  -  article 205 - JO n° 0272 du 24 novembre 2018

Côté syndic professionnel, tenez-compte des listes réglementaires, applicables à partir du 1er juillet 2020, pour les documents à mettre à disposition aux copropriétaires et conseils syndicaux, dans un extranet. 

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