Immatriculation des copropriétés

Une obligation à la charge des syndics…

Registre d’immatriculation

Dans le but affiché de « faciliter la connaissance des pouvoirs publics sur l’état des copropriétés et la mise en œuvre des actions destinées à prévenir la survenance des dysfonctionnements », la loi n° 2014-366 du 24 mars 2014 pour l’accès au logement et un urbanisme rénové, dite « loi Alur », a prévu la création d’un « registre d’immatriculation » des syndicats de copropriétaires ; en clair, des copropriétés, pour les immeubles à destination partielle ou totale d’habitation (Code de la construction et de l’habitation, art. L 711-1 et suiv.).

Les modalités de mise en œuvre de ce dispositif ont été précisées par un décret n° 2016-1167 du 26 août 2016 (JO du 28 août 2016) relatif « au Registre national d’immatriculation des syndicats de copropriétaires ». Ce décret a inséré de nouveaux articles R 711-1 à R 711-21, dans le Code de la construction et de l’habitation (CCH).

Un arrêté du 10 octobre 2016, publié au JO le 26 octobre 2016, et relatif au traitement de données à caractère personnel intitulé « Registre national d’immatriculation des syndicats de copropriétaires », est venu finaliser le dispositif. La mise en place et la gestion de ce registre, entièrement dématérialisé, a été confié à l’Agence nationale de l’habitat (Anah).

En pratique, ce dispositif a été rendu pleinement opérationnel avec la création d’un site Internet dédié au registre, site qui a été ouvert le 1er novembre 2016 : https://www.registre-coproprietes.gouv.fr/

Ce dispositif a généré de nouvelles obligations du côté des notaires (nouvelle copropriété, vente), mais aussi du côté des syndics de copropriété, dans le cadre de leurs activités. L’article 18 de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 précise à cet égard qu’il revient au syndic d’une copropriété, dans le cadre de sa mission, de réaliser les démarches prévues par les textes relatifs à l’immatriculation, sous peine de risquer une « astreinte ».

Immatriculation : mise en œuvre

Le dispositif a généré, côté syndics, l’obligation de procéder à l’immatriculation initiale des copropriétés existantes à « destination partielle ou totale d’habitation », suivant l’échéancier prévu par la loi. Suivant des règles fixées par le décret du 26 août 2016, un syndic doit en passer par une procédure dématérialisée (télédéclaration) pour l’immatriculation des copropriétés existantes. Pour pouvoir procéder à l’immatriculation, un syndic doit créer un compte de télédéclarant sur le site https://www.registre-coproprietes.gouv.fr/, en fournissant certains éléments : numéro de carte professionnelle et de Siret, adresse, courriel, numéro de téléphone, ... Il doit en outre définir un mot de passe, puis activer son compte avec un code qui doit lui être envoyé sous deux mois par courrier par l’Anah, à l’adresse postale fournie.

Un syndic devait faire le nécessaire pour l’immatriculation initiale de copropriétés existantes avant le 31 décembre 2016 (copropriété de plus de 200 lots) ou avant le 31 décembre 2017 (copropriété de plus de 50 lots).

Un syndic devait faire le nécessaire avant le 31 décembre 2018 pour les autres copropriétés.

Une fois une copropriété immatriculée, le syndic en exercice doit/devra veiller à actualiser chaque année certaines informations financières, et ce « dans un délai de deux mois suivant la tenue de l’assemblée générale au cours de laquelle les compte de l’exercice clos ont été approuvés ». Certaines démarches sont à réaliser à chaque renouvellement de mandat côté syndic, en cas de changement de syndic, ou encore en cas de disparition d’une copropriété.

Ainsi, à la suite de l’immatriculation initiale, un syndic doit ensuite procéder à une déclaration annuelle des informations financières requises dans un délai de deux mois suivant la tenue de l'assemblée générale au cours de laquelle les comptes de l'exercice clos ont été approuvés. Les autres informations doivent être actualisées par le représentant légal en exercice, au moment de la déclaration annuelle des informations financières, si leur contenu change.

Un syndic doit veiller à faire le nécessaire, car un mécanisme d’astreinte est prévu pour le cas où un syndic ne procède pas en temps utile, et comme il se doit, à l’immatriculation d’une copropriété, mais encore à la mise à jour annuelle des données. Un syndic sera bien prudent de conserver les attestations transmises par l’Anah pour l’immatriculation et la mise à jour.

Si le nécessaire n’est pas fait pour l’immatriculation, et après mise en demeure tel par un copropriétaire, une astreinte pouvant atteindre 20 € par lot et par semaine est encourue, notamment.

Lorsqu’un immeuble d’habitation neuf ou ancien est mis en copropriété, et quel que soit le nombre de lots, il revient désormais au notaire, chargé de publier son état descriptif de division et règlement, de procéder à son immatriculation (site https://www.registre-coproprietes-notaires.gouv.fr). Certaines obligations incombent ensuite au syndic provisoire de la copropriété, s’il n’est pas confirmé, puis au syndic désigné en assemblée générale.

Vente de lots de copropriété

Un notaire chargé de l’établissement d’un acte de vente d’un lot d’une copropriété doit veiller à faire le nécessaire pour y mentionner son numéro d’immatriculation, en procédant au besoin lui-même à son immatriculation d’office, dans les conditions prévues par les textes.

L’article L 711-5 du CCH précise en effet que tout « acte authentique de vente devant notaire relatif à un lot de copropriété comporte la mention du numéro d’immatriculation de la copropriété ».

En vertu de l’article 53 III de la loi Alur, cette règle s’applique :

•       depuis le 31 décembre 2016, pour une copropriété déjà existante à cette date et comportant plus de 200 lots à usage de logements, de bureaux ou de commerces ;
•       depuis le 31 décembre 2016, pour toute nouvelle copropriété à venir ou créée depuis cette date, et ce quel que soit le nombre de lot ;
•       depuis le 31 décembre 2017, pour une copropriété existante au 31 décembre 2016 et comportant plus de 50 lots à usage de logements, de bureaux ou de commerces.
• depuis le 31 décembre 2018, pour une copropriété existante au 31 décembre 2016 et comportant 50 lots ou moins à usage de logements, de bureaux ou de commerces.

Rémunération du syndic

En vertu du décret n° 2015-342 du 26.03.2015, l’immatriculation initiale d’une copropriété par un syndic constitue une prestation particulière qui peut donner lieu à une rémunération complémentaire (en plus du forfait), si le contrat de syndic prévoit cette rémunération.

Pour prétendre à cette rémunération, au vu du contrat type de syndic fixé par le décret, la rémunération due au syndic professionnel peut être calculée :

•       soit en application d’un coût horaire, appliqué au prorata du temps passé : … €/heure hors taxes, soit … €/heure toutes taxes comprises ;
•       soit en application d’un tarif forfaitaire pour la prestation.

Pour prétendre à la rémunération, les modalités de la tarification envisagée sont à préciser dans la « rubrique » 7.2.7 d’un contrat de syndic, qui doit/devra également (ensuite) intégrer le numéro d’immatriculation de la copropriété.

Mise à jour du dossier d’immatriculation. La « mise à jour » du dossier d’immatriculation par un syndic ne peut quant à elle donner lieu à la facturation d’honoraires spécifiques. Cette prestation fait en effet partie de la liste non limitative des prestations incluses dans le forfait (annexe au décret n° 2015-342 du 26.03.2015 point IV-12° I).

notre check-list

Côté syndic, toutes les démarches (immatriculation, mise à jour) s’effectuent de manière dématérialisée sur le site https://www.registre-coproprietes.gouv.fr. Les pouvoirs publics proposent de nombreuses ressources (fiches pratiques, …) destinées à faciliter la tâche. Le transfert des données requises peut être facilement assuré par un logiciel de gestion, à condition de disposer du certificat d’authentification requis.

Pour l’immatriculation initiale d’une copropriété, un syndic doit prévoir une copie en format PDF de son contrat, ou du p.-v. d’AG de désignation, qui est à transmettre.

Un syndic doit fournir toutes les informations, notamment financières, requises par l’annexe 4 de l’arrêté du 10 octobre 2016 : voir notre check-list.

Les données à déclarer, relatives à la gestion et aux comptes des copropriétés, sont en principe des informations relatives à l'exercice comptable, le montant du budget prévisionnel, des provisions pour travaux, des dettes du syndicat à l'égard des fournisseurs et des impayés, le nombre de copropriétaires débiteurs du syndicat dont la dette excède un seuil, fixé par l’arrêté à la somme de 300 €, et la présence d'employés du syndicat s'il y en a.

Les informations financières à déclarer sont celles issues des comptes du dernier exercice comptable clos et approuvés par l'assemblée générale.

Lorsque l'exercice comptable d’une copropriété soumis à l'obligation d'immatriculation n'est pas achevé et qu'il s'agit de son premier exercice comptable, certaines des données ne sont pas requises pour l'immatriculation initiale.