État des lieux d'entrée établi contradictoirement entre les parties

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État des lieux d’entrée contradictoire

Dresser en ordre l’état des lieux d’entrée requis pour un bail d’habitation

Cadre légal

La loi du 6 juillet 1989, telle que modifiée à ce sujet par la loi Alur du 24 mars 2014, impose la réalisation d’un état des lieux portant sur le logement loué, à l’entrée et à la sortie du locataire.

À l’entrée, l’état des lieux d’entrée (EDLE) est à dresser, dans les mêmes formes et en autant d’exemplaires que de parties, lors de la remise des clés.

Un EDLE doit en principe être établi contradictoirement et amiablement par les parties au bail, ou par un tiers mandaté par elles. L’EDLE est à joindre au bail.

À défaut d’EDLE dressé à l’amiable, il doit être établi par un huissier de justice, sur l’initiative de la partie la plus diligente, à frais partagés par moitié entre le bailleur et le locataire (l’huissier convoque alors les parties au moins sept jours à l’avance).

Si un bailleur s’oppose à la dresse d’un EDLE à l’amiable, ou en l’absence de remise d’un exemplaire au locataire, un bailleur ne peut se prévaloir d’une présomption posée par le Code civil, qui lui est favorable.

À la suite de la loi Alur du 24 mars 2014, le bailleur (ou son mandataire) doit compléter tout EDLE par les relevés des index pour chaque énergie, en présence d’une installation de chauffage ou d’eau chaude sanitaire individuelle, ou collective avec un comptage individuel. L’extrait de l’EDLE devra être mis à la disposition de la personne chargée d’établir un diagnostic de performance énergétique.

Le locataire peut demander au bailleur ou à son représentant de compléter l’EDLE dans un délai de dix jours à compter de son établissement (uniquement l’état des lieux d’entrée). Si cette demande est refusée, le locataire peut saisir la commission départementale de conciliation territorialement compétente. En outre, pendant le premier mois de la période de chauffe, le locataire peut demander que l’EDLE soit complété par l’état des éléments de chauffage.

Cadre réglementaire

La loi Alur du 24 mars 2014 avait prévu qu’un décret vienne définir des « modalités » d’établissement d’un état des lieux (loi du 06.07.1989 art. 3-2). Un décret n° 2016-382 du 30 mars 2016 (JO du 31.03), entré en vigueur le 1er juin 2016, est venu à cet égard fixer les « règles du jeu » pour la dresse contradictoire et à l’amiable d’un EDLE.

Les « règles » fixées par le décret s’appliquent pour la (mise en) location d’un logement loué nu ou en meublé à titre de résidence principale, au sens de la loi du 6 juillet 1989. Tout bailleur louant en direct, mais aussi tout professionnel mandaté ou missionné pour la dresse d’un EDL (agent immobilier, ADB) est concerné.

Formalisme

Pour la dresse d’un EDLE, les pouvoirs publics n’ont pas estimé devoir définir un « modèle type » à respecter, ou un formulaire « réglementaire » à utiliser.

Tout EDLE peut être établi « sur support papier », mais aussi « sous forme électronique ».

La « forme » du document utilisé pour un EDLE doit permettre la « comparaison » de l’état du logement concerné, tel que constaté à l’entrée et à la sortie d’un locataire. En pratique, on peut ainsi utiliser un « formulaire type » approprié.

Tout EDLE doit être établi en autant d’exemplaires que de parties. Le décret précise, à cet égard, que le document régularisé doit être remis en main propre ou par voie dématérialisée à chacune des parties (ou à leur mandataire), et ce, « au moment » de sa signature.

Locataire accompagné/assisté. Aucun texte n’interdit à un locataire d’être accompagné et « assisté » lors d’un EDL. Il n’y a donc pas, d’emblée, matière à polémiquer si le locataire est venu avec un membre de sa famille, sa « caution », un ami ou tout autre tiers. Demandez à toute personne de décliner son identité, voire la raison de sa présence. Sur l’EDL, notez l’identité et la qualité (lien familial, profession, ...) de l’intéressé. Vous pourrez au besoin opposer au locataire le fait qu’il était « assisté ».

Contenu de l’état des lieux

Aux termes du décret n° 2016-382 du 30.03.2016, un EDLE doit au moins comporter les informations suivantes :

a) Le type d'état des lieux (d'entrée) ;

b) Sa date d'établissement ;

c) La localisation du logement ;

d) Le nom ou la dénomination des parties et le domicile ou le siège social du bailleur ;

e) Le cas échéant, le nom ou la dénomination et le domicile ou le siège social des personnes mandatées pour réaliser l'état des lieux ;

f) Le cas échéant, les relevés des compteurs individuels de consommation d'eau ou d'énergie ;

g) Le détail et la destination des clés ou de tout autre moyen d'accès aux locaux à usage privatif ou commun ;

h) Pour chaque pièce et partie du logement, la description précise de l'état des revêtements des sols, murs et plafonds, des équipements et des éléments du logement. Il peut être complété d'observations ou de réserves et illustré d'images ;

i) La signature des parties ou des personnes mandatées pour réaliser l'état des lieux ;

Un EDLE doit décrire « le logement et constate son état de conservation ».

L’EDLE doit « porter sur l’ensemble des locaux et équipements d’usage privatif mentionnés au contrat de bail et dont le locataire a la jouissance exclusive ». Il doit aussi comporter, pour « chaque pièce et partie » du logement, la « description précise de l’état des revêtements des sols, murs et plafonds, des équipements et des éléments du logement ».

Au vu du décret, dans un EDLE, veillez à bien mentionner le « détail et la destination des clés » remises au locataire, en le renseignant aussi sur tout « autre moyen d’accès aux locaux à usage privatif ou commun ».

Détecteurs de fumées. Tout bailleur doit désormais veiller à ce qu’un détecteur de fumée normalisé, conforme à la norme NF EN 14604, soit installé dans le logement loué, suivant la réglementation en vigueur. La notice d’utilisation du détecteur doit être remise au locataire lors de l’établissement de l’EDLE à l’occasion duquel sera vérifié son bon fonctionnement (une mention est à prévoir, à ce sujet, dans l’état des lieux).

En pratique. Un EDLE se doit d’être le plus détaillé et précis possible pour prévenir ensuite tout litige et permettre une comparaison fiable et objective avec celui qui sera dressé à la sortie. À cet égard, il est important de « qualifier » l’état des locaux et les différents éléments ou équipements (neuf, bon état, état d’usage, mauvais état), en évitant d’utiliser des abréviations, sauf à en préciser le sens. Pour des logements neufs ou en très bon état, il est utile de prendre des photographies des lieux, qui seront annexées à l’EDLE (sous forme de planches, pièce par pièce, etc.).

En présence d’un homme de l’art (expert, architecte, professionnel EDL/bâtiment, ...), et en raison du caractère « contradictoire » de la dresse d’un EDL, il serait à notre avis anormal de refuser de prendre en compte ses observations, si elles apparaissent justifiées (loi de 1989 art. 3-2, al. 1).

Vous devez toujours veiller à rester maître de la rédaction d’un EDL (formulaire utilisé, annotations, ...). Mais un locataire peut demander qu’il soit complété par ses (propres) observations ou réserves (cf. décret du 30.03.2016 art. 2, 1°, i.).

Représentation = mandat ! En droit, outre le (co)titulaire du bail, une personne mandatée a qualité pour signer un EDLE (cf. décret du 30.03.2016 art. 2, 1°, i.). Un exemplaire de l’EDL est alors à lui remettre (cf. décret du 30.03.2016 art. 3, 3°). A contrario, un tiers ne peut ainsi se substituer à un locataire sans disposer d’un mandat régulier (daté/signé). Faute de mandat, la rigueur imposerait d’emblée de refuser de dresser l’EDLE sans remettre les clés.

Colocation. Pour une colocation avec des contrats distincts, veillez à prévoir un EDLE par colocataire. Pour une colocation avec un bail unique, il peut arriver qu’un seul colocataire soit présent. En droit, il devrait aussi être muni d’un mandat de représentation de son/ses colocataire(s). À défaut, faites au moins apposer de sa main, sur l’EDLE, la mention « Je me porte fort pour ... » ou « Je représente ... ». Ceci pourrait être éventuellement opposé aux intéressés en cas de litige.

Conseil. Dans vos courriers/courriels aux locataires, insistez sur la présence souhaitable, lors de l’EDL, de tous les cosignataires du bail, ou des cotitulaires du bail (conjoints, ...). L’idéal est de pouvoir s’assurer de la disponibilité de chacun, tel en organisant l’EDL en (début de) soirée (pensez à vous munir d’une lampe torche, en particulier en automne/hiver, pour le cas où le logement n’aurait pas/plus d’électricité). Proposez, à défaut, un mandat de représentation.

Honoraires du mandataire

Les honoraires du mandataire pour la réalisation de l’EDLE sont à partager par moitié entre le bailleur et le preneur. Le montant des honoraires dus par le preneur doit toutefois respecter les termes de l’article 5 I de la loi 89-462 du 6 juillet 1989, et à ce titre demeurer inférieur ou égal au plafond par mètre carré de surface habitable de la chose louée tel que fixé par un décret. En l’état, suivant un décret n° 2014-890 du 1er août 2014, le plafond est fixé à 3 € par mètre carré. Les honoraires sont dus à la suite de la réalisation de l’état des lieux d’entrée.

té mandataire, pour pouvoir réclamer des honoraires au locataire pour la dresse de l’EDLE, une mention particulière doit avoir été prévue dans le bail.

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