Tenir à jour la liste des copropriétaires

Il revient au syndic d’établir et d’actualiser la liste de tous les copropriétaires

Obligation réglementaire

Elle résulte de l’article 32 du décret du 17 mars 1967 : le syndic établit et tient à jour une liste de tous les copropriétaires avec l’indication des lots qui leur appartiennent, ainsi que de tous les titulaires d’un droit d’usufruit, de nue-propriété, d’usage ou d’habitation.

Éléments dont il faut disposer

Si le copropriétaire est une personne physique, le syndic doit mentionner l’état civil, ainsi que le domicile réel ou élu de l’intéressé. S’il s’agit d’une personne morale, il doit mentionner sa forme, sa dénomination, son siège social et l’organe qui la représente légalement ou statutairement. Notons que chaque copropriétaire ou titulaire d’un droit d’usufruit ou de nue-propriété, sur un lot ou une fraction de lot, est censé notifier au syndic son domicile (réel ou élu).

À la suite d’un décret du 21 octobre 2015, publié au JO le 23 octobre 2015, la liste doit aussi faire mention de l’adresse électronique (courriel) d’un copropriétaire, lorsque celui-ci « a donné son accord ».

À ce titre, chaque copropriétaire ou titulaire d’un droit d’usufruit ou de nue-propriété sur un lot ou une fraction de lot doit notifier au syndic son adresse électronique, s’il a donné son accord pour recevoir des notifications et mises en demeure par voie électronique (dans les conditions fixées par le décret du 21 octobre 2015). Les notifications et mises en demeure par voie électronique sont valablement faites à la dernière adresse électronique notifiée au syndic.

En pratique, notamment pour l’organisation en ordre d’une assemblée générale (AG), le syndic d’une copropriété doit disposer (en la tenant à jour) de liste des copropriétaires ou mandataires concernés. La liste doit mentionner l’adresse du domicile réel/élu (personne physique) ou du siège social (personne morale). Outre, désormais, comporter le courriel des copropriétaires ayant donné leur accord à ce sujet (décr. du 17.03.1967 art. 32).

Une affaire invite à la plus grande rigueur. Dans cette affaire, une SCI avait demandé l’annulation d’une AG, en faisant valoir qu’elle n’y avait pas été régulièrement convoquée. Elle a expliqué que sa convocation par LRAR avait été envoyée à une adresse incomplète, en ce qu’il n’y figurait pas le nom du bâtiment concerné, dans l’ensemble immobilier. Cet argument n’a pas convaincu une Cour d’appel, car l’enveloppe de la convocation, retournée au syndic, portait la mention « pli avisé et non réclamé » Mais l’arrêt d’appel a été censuré en cassation, au visa de l’article 64 du décret de 1967 (notifications). Motif ? Les juges n’avaient pas relevé (et vérifié ?) que la lettre de convocation avait « été effectivement présentée à l’adresse que la SCI avait déclarée au syndic » (Cass. 3e civ. 13.09.2018 n° 17-24824). Ainsi, pour convoquer par LRAR/LRE, un syndic doit s’assurer que l’adresse utilisée est bien celle du « dernier domicile » ou « la dernière adresse électronique » notifié(e) par les intéressés (décret du 17.03.1967 art. 65). Penser à bien renseigner et actualiser la liste « article 32 », à ce sujet.

Incapables

Lorsqu’un copropriétaire est mineur ou une personne majeure sous mesure de protection, il revient à l’administrateur légal (mineur), tuteur ou curateur (majeur protégé), de notifier la prise d’effet de son mandat légal au syndic, lequel doit alors en porter mention sur sa liste.

Actualisation

Elle doit notamment être faite à l’occasion de tout transfert de propriété d’un lot ou d’une fraction de lot, ainsi que pour toute constitution sur ces derniers d’un droit d’usufruit, de nue-propriété, d’usage ou d’habitation. Les informations seront utilement collectées sur la base de la notification qui doit être faite sans délai, au syndic, soit par les parties, soit par le notaire qui établit l’acte, soit par l’avocat ou soit par l’avoué qui a obtenu la décision judiciaire, acte ou décision qui, suivant le cas, réalise, atteste, constate ce transfert ou cette constitution.

Tenue de la liste

Les éléments collectés sur les copropriétaires seront utilement rapportés dans une fiche de renseignements.