La feuille de présence des copropriétaires en assemblée générale
Pour toute réunion d’assemblée générale, il est imposé l’établissement d’une feuille de présence
Établissement
La feuille de présence, pouvant comporter plusieurs feuillets, est imposée par l’article 14 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967. Elle peut être tenue, à certaines conditions, sous forme électronique.
Contenu
La feuille de présence doit indiquer les nom et domicile de chaque copropriétaire ou associé, et, le cas échéant, de son mandataire, ainsi que le nombre de voix dont il dispose.
Émargement
La feuille est émargée par chaque copropriétaire ou associé présent, ou par son mandataire. Elle est certifiée exacte par le président de l’assemblée et les membres du bureau.
La feuille de présence constitue une annexe du procès-verbal de l’assemblée, avec lequel elle doit être conservée par le syndic.
Reforme ELAN
La loi n° 2018-1021 du 23 novembre 2018 portant évolution du logement, de l’aménagement et du numérique (JO du 24.11.2018), appelée loi Elan, comporte un chapitre spécifique, intitulé « Améliorer le droit des copropriétés », comprenant au final 15 articles. La loi comporte aussi divers articles, disséminés au fil du texte, qui ont modifié la loi du 10.07.1965. Un syndic de copropriété se doit de prendre en compte les modifications de la loi, dans le cadre de ses activités.
Organisation/tenue des AG. La loi Elan a modifié les règles applicables, pour les délégations de vote. Elle a créé un nouveau dispositif qui permettra aux copropriétaires de participer à une AG par « visioconférence ou par tout autre moyen de communication électronique permettant leur identification ». Un vote par correspondance sera également possible, avant la tenue d’une AG, au moyen d’un formulaire. Un décret d’application est nécessaire pour que ce nouveau dispositif doit opérationnel (loi du 10.07.1965 nouv. art. 17-1 A). Ce décret n’avait pas encore été publié au 1er janvier 2019.
Précisément, l’article 17-1 A de la loi de 1965, créé par la loi Elan du 23 novembre 2018, est ainsi rédigé :
« Les copropriétaires peuvent participer à l'assemblée générale par présence physique, par visioconférence ou par tout autre moyen de communication électronique permettant leur identification.
Les copropriétaires peuvent, par ailleurs, voter par correspondance avant la tenue de l'assemblée générale, au moyen d'un formulaire. Les formulaires ne donnant aucun sens précis de vote ou exprimant une abstention sont considérés comme des votes défavorables. Sont également considérés comme défavorables les votes par correspondance portant sur des résolutions qui, à l'issue des débats en assemblée générale, ont évolué de manière substantielle.
Les conditions d'identification des copropriétaires usant de moyens de communication électronique pour participer à l'assemblée générale, les mentions du formulaire de vote par correspondance et ses modalités de remise au syndic sont définies par décret en Conseil d'Etat. »
La loi Elan a aussi habilité le gouvernement à prendre deux ordonnances, concernant les copropriétés.
Sous 12 mois à compter de la promulgation de la loi Elan, intervenue le 23 novembre 2018, le gouvernement pourra prendre par ordonnance des mesures visant, à partir du 01.06.2020, à « améliorer la gestion des copropriétés, et à prévenir les contentieux ». L’objectif est notamment de « clarifier, moderniser, simplifier et adapter les règles d’organisation et de gouvernance de la copropriété ».
Sous 24 mois à compter de la promulgation de la loi Elan, intervenue le 23 novembre 2018, le gouvernement pourra, par ordonnance, mettre en place un « code relatif à la copropriété des immeubles bâtis », afin de « regrouper et organiser l’ensemble des règles régissant le droit de la copropriété ».
Ces deux ordonnances n’avaient pas été publiées, au 1er janvier 2019.