Document d’information des occupants

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Informer les occupants des copropriétés

Informer comme il se doit les « occupants » d’une copropriété à la suite d’une AG…

Un dispositif issu de la loi « Alur »

La loi Alur du 24 mars 2014 a créé une nouvelle obligation à la charge des syndics de copropriété. Il s’agit « d’assurer l’information des occupants de chaque immeuble de la copropriété des décisions prises par l’assemblée générale » (loi du 10 juillet 1965, art. 18).

Dans les termes de la loi Alur, un décret n° 2015-1681 du 15 décembre 2015 (JO du 17.12.2015) a finalisé le dispositif, en fixant les règles à respecter. Ce dispositif est entré en vigueur le 1er avril 2016.

Le dispositif concerne tout syndic (professionnel, bénévole) et s’applique, à notre avis, dans toute copropriété (peu importe le nombre de lots ou la destination de l’immeuble concerné).

document à prévoir

Dans les termes du décret du 15 décembre 2015, l’information requise « est réalisée par un document affiché pendant un mois à l’emplacement prévu à cet effet s’il en existe un ». À défaut, ce document doit être « déposé dans chaque boîte aux lettres, ou remis aux intéressés selon les modalités habituellement utilisées dans la copropriété pour la remise des courriers ».

Tout syndic doit faire le nécessaire, pour le document requis, dans un délai de trois mois après la tenue de chaque AG.

Pour cette mission, un syndic professionnel ne peut prétendre à des honoraires spécifiques.

Contenu. Dans le document requis, le syndic doit « assurer » l’information des occupants de chaque immeuble des décisions d’AG « susceptibles d’avoir des conséquences sur les conditions d’occupation de l’immeuble et sur les charges des occupants ». À titre indicatif, le décret vise les décisions relatives à la maintenance ou l’entretien, celles concernant les « travaux de toute nature » et les actes préparatoires (diagnostics, études techniques, etc.), outre celles relatives à la « présence du personnel ou des prestataires ».

Le document ne doit pas faire mention d’une décision qui concerne une saisie immobilière, ou une « procédure contentieuse » opposant un/des copropriétaire(s) au syndicat des copropriétaires. En outre, le document ne doit pas faire état de décisions qui concernent les prestations de gestion confiées au syndic (ou pour lesquelles il est mandaté).

Si une décision d’AG comprend des « informations à caractère personnel », le syndic doit procéder à « l’anonymisation » de son contenu, dans le document requis. En outre, une décision portant sur le licenciement d’un gardien, concierge ou employé de la copropriété ne peut être mentionnée dans le document avant que l’intéressé ait reçu la lettre de notification.

En pratique. Côté syndic, à notre avis, le plus simple consiste à procéder par voie d’affichage, en parties communes (hall d’entrée p.ex.), des extraits utiles du p.-v. d’AG, en tenant compte des règles exposées précédemment.

Ce qu’il faut prendre en compte

Réforme Elan. La loi n° 2018-1021 du 23 novembre 2018 portant évolution du logement, de l’aménagement et du numérique (JO du 24.11.2018), appelée loi Elan, comporte un chapitre spécifique, intitulé « Améliorer le droit des copropriétés », comprenant au final 15 articles. La loi comporte aussi divers articles, disséminés au fil du texte, qui ont modifié la loi du 10.07.1965. Un syndic de copropriété se doit de prendre en compte les modifications de la loi, dans le cadre de ses activités.

Mise à disposition des documents au conseil syndical. En vertu de l’article 21 de la loi de 1965, le conseil syndical d’une copropriété « peut prendre connaissance, et copie, à sa demande, et après en avoir donné avis au syndic, de toutes pièces ou documents, correspondances ou registres se rapportant à la gestion du syndic et, d'une manière générale, à l'administration de la copropriété ». La loi Elan du 23 novembre 2018 est venue compléter le texte légal. Si un syndic ne transmet pas sous un mois, au conseil syndical, des pièces/documents demandé(e)s par celui-ci, des pénalités journalières seront en outre dues sur ses honoraires de base. Le montant minimal des pénalités sera fixé par décret. Précisément, le texte prévoit que, en « cas d'absence de transmission des pièces, au-delà d'un délai d'un mois à compter de la demande du conseil syndical, des pénalités par jour de retard sont imputées sur les honoraires de base du syndic dont le montant minimal est fixé par décret. » (loi de 1965 art. 21, al. 6). Ce décret n’avait pas encore été publié, au 1er janvier 2019.

Extranet. En application de la loi Alur du 24.03.2014, et depuis le 01.01.2015, pour les copropriétés dont il assure la gestion, un syndic professionnel est tenu de proposer un « accès en ligne sécurisé », en clair un « extranet », aux « documents dématérialisés relatifs à la gestion de l’immeuble ou des lots gérés », sauf dispense par décision contraire de l’assemblée générale des copropriétaires, prise à la majorité de l’article 25 (majorité des voix de tous les copropriétaires). L’accès doit être « différencié » selon la nature des documents mis à la disposition des copropriétaires ou du conseil syndical (loi du 10.07.1965, art. 18 I). L’article 205 de la loi Elan du 23.11.2018 (JO du 24.11.2018) a retouché le cadre légal sur l’extranet. Comme cela était réclamé par certains, il est prévu qu’un décret précisera la « liste minimale des documents devant être accessibles en ligne » dans l’espace sécurisé. Ce décret n’avait pas encore été publié, au 1er janvier 2019.

Côté syndic, pour votre rémunération, notons que la prestation « extranet » doit être incluse dans votre « forfait » annuel, et ne peut donner lieu à des honoraires spécifiques (cf. décret n°2015-342 du 26.03.2015). Tenez compte d’une éventuelle dispense votée en AG.

Ordonnances. La loi Elan a aussi habilité le gouvernement à prendre deux ordonnances, concernant les copropriétés.

Sous 12 mois à compter de la promulgation de la loi Elan, intervenue le 23 novembre 2018, le gouvernement pourra prendre par ordonnance des mesures visant, à partir du 01.06.2020, à « améliorer la gestion des copropriétés, et à prévenir les contentieux ». L’objectif est notamment de « clarifier, moderniser, simplifier et adapter les règles d’organisation et de gouvernance de la copropriété ».

Sous 24 mois à compter de la promulgation de la loi Elan, intervenue le 23 novembre 2018, le gouvernement pourra, par ordonnance, mettre en place un « code relatif à la copropriété des immeubles bâtis », afin de « regrouper et organiser l’ensemble des règles régissant le droit de la copropriété ».

Ces deux ordonnances n’avaient pas été publiées, au 1er janvier 2019.

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