Convocation à l’assemblée générale et ordre du jour

Télécharger le modèle

La convocation à l’assemblée générale et ordre du jour

Les décisions relatives à la copropriété sont prises en assemblée générale (AG) - les copropriétaires doivent être préalablement convoqués pour voter sur les points à l’ordre du jour

Forme

La convocation à une assemblée générale des copropriétaires peut être notifiée par lettre recommandée avec AR ou par remise contre émargement ou récépissé.

Dans les termes de la loi Alur du 24 mars 2014, un décret n° 2015-1325 du 21 octobre 2015 (JO du 23 octobre 2015) est venu finaliser un dispositif visant à permettre, notamment, une dématérialisation des notifications des convocations.

Pour être valable, la notification suppose d’en passer par une lettre recommandée électronique (LRE), délivrée par un opérateur, dans les conditions fixées par la réglementation et désormais par l’article L 100 du Code des postes et des communications électroniques, à la suite de la loi  2016-1321 du 7 octobre 2016 pour une « République numérique ».

Un décret n° 2018-347 du 09.05.2018, publié le 12.05.2018, a fixé le nouveau cadre réglementaire applicable pour une LRE (CPCE art. R 53 à R 53-4). Les nouveaux textes sont entrés en vigueur le 1er janvier 2019. Un syndic doit prendre soin, à cet égard, de bien tenir compte de ces nouveaux textes.

En tout état de cause, pour en passer par une LRE à l’égard d’un copropriétaire, son « accord exprès » est exigé. Celui-ci peut/doit être formalisé de deux manières. Soit le copropriétaire notifie son accord par LRAR (ou LRE) au syndic, lequel doit alors l’enregistrer (à la date de réception de la LR). Soit cet accord est « formulé » lors d’une AG, et il doit alors être « consigné » sur le p.-v. de l’AG. Si un copropriétaire donne son accord pour la LRE, il lui revient de notifier son « adresse électronique » au syndic. C’est cette adresse qui sera à utiliser pour pouvoir notifier une LRE. En tout état de cause, une LRE sera à notifier à la dernière adresse (courriel) notifiée par le copropriétaire, pour être valable. Il est à noter que, là où un copropriétaire donne son accord pour la LRE, il peut ensuite faire machine arrière (le retirer) en notifiant sa décision au syndic par LRAR (ou LRE). Sa décision prendra effet le lendemain du jour de la réception de la LR.

Notons que, à la suite du décret du 21 octobre 2015, il n’est plus possible de notifier une convocation, à une assemblée générale des copropriétaires, par télécopie (fax).

Délai

Sauf urgence, la convocation doit être notifiée au moins 21 jours avant la date de l’assemblée, à moins que le règlement de copropriété ne prévoit un délai plus long. Lorsqu’une AG est convoquée par LRAR (ou LRE), le délai de 21 jours démarre le lendemain du jour de la première présentation de la lettre. Lorsqu’une nouvelle assemblée générale doit être réunie pour statuer à la majorité de l’article 24 dans le cadre de la « passerelle » de l’article 25-1, et à condition que la convocation soit adressée sous trois mois, le délai de convocation peut être réduit à huit jours.

Destinataire

Lorsqu’une société est propriétaire de lot(s) dans une copropriété, la loi de 1965 ou le décret de 1967 ne prévoit pas de règle générale fixant la manière dont elle doit être convoquée en AG. On considère, en général, que le destinataire de la convocation doit être son représentant légal (p.ex. gérant) ès qualité.

Il découle d’un arrêt qu’une « erreur » sur un nom ne suffit pas à vicier une convocation notifiée au siège social d’une société, à tout le moins si ce siège diffère de l’adresse de son représentant légal (Cass. 3e civ. 23.11.2017 n° 16-20311). Si l’adresse est identique (SCI, ...), côté syndic, veillez à ce que la convocation soit adressée au gérant en cette qualité (Cass. 3e civ. 12.12.2001 n° 00-14157 et 09.11.2005 n° 04-13570).

Un régime particulier s’applique pour une société civile d’attribution (loi de 1965 art. 23 ; décret de 1967 art. 12). Dans ce cas, chaque associé de la société doit être personnellement convoqué en AG (il peut y participer, dans les mêmes conditions que les autres copropriétaires). Cela suppose que son représentant légal communique au syndic les nom et domicile de chaque associé. La convocation en AG doit aussi être notifiée au représentant légal de la société (il peut y assister avec voix consultative).

En pratique, notamment pour l’organisation en ordre d’une assemblée générale (AG), le syndic d’une copropriété doit disposer (en la tenant à jour) de liste des copropriétaires ou mandataires concernés. La liste doit mentionner l’adresse du domicile réel/élu (personne physique) ou du siège social (personne morale). Outre, désormais, comporter le courriel des copropriétaires ayant donné leur accord à ce sujet (décr. du 17.03.1967 art. 32).

Une affaire invite à la plus grande rigueur. Dans cette affaire, une SCI avait demandé l’annulation d’une AG, en faisant valoir qu’elle n’y avait pas été régulièrement convoquée. Elle a expliqué que sa convocation par LRAR avait été envoyée à une adresse incomplète, en ce qu’il n’y figurait pas le nom du bâtiment concerné, dans l’ensemble immobilier. Cet argument n’a pas convaincu une Cour d’appel, car l’enveloppe de la convocation, retournée au syndic, portait la mention « pli avisé et non réclamé » Mais l’arrêt d’appel a été censuré en cassation, au visa de l’article 64 du décret de 1967 (notifications). Motif ? Les juges n’avaient pas relevé (et vérifié ?) que la lettre de convocation avait « été effectivement présentée à l’adresse que la SCI avait déclarée au syndic » (Cass. 3e civ. 13.09.2018 n° 17-24824). Ainsi, pour convoquer par LRAR/LRE, un syndic doit s’assurer que l’adresse utilisée est bien celle du « dernier domicile » ou « la dernière adresse électronique » notifié(e) par les intéressés (décr. du 17.03.1967 art. 65). Penser à bien renseigner et actualiser la liste « article 32 », à ce sujet.

Pour une société (hors société civile d’attribution), côté syndic, veillez à ce que le destinataire de la convocation soit son représentant légal (p.ex. gérant) ès qualité.

Contenu

La convocation contient l’indication des lieu, date et heure de la réunion, ainsi que l’ordre du jour qui précise chacune des questions soumises à la délibération de l’assemblée. Des pièces ou documents ainsi que des projets de résolution sont à joindre à cet ordre du jour, suivant la réglementation.

AG annuelle et consultation de pièces

Pendant le délai s’écoulant entre la convocation de l’AG appelée à connaître des comptes (AG dite annuelle), et la tenue de celle-ci, les pièces justificatives des charges de copropriété, une note d’information sur les modalités de calcul des charges de chauffage et de production d’eau chaude sanitaire collectifs, les factures, les contrats de fourniture et d’exploitation en cours et leurs avenants ainsi que la quantité consommée et le prix unitaire ou forfaitaire de chacune des catégories de charges, sont tenues à la disposition de tous les copropriétaires par le syndic.

Dans les termes de la loi Alur du 24 mars 2014, un décret n° 2015-1907 du 30 décembre 2015 (JO du 31 décembre 2015) est venu définir les modalités de mise à disposition (consultation) des pièces. Ce nouveau cadre réglementaire est entré en vigueur le 1er avril 2016.

Il revient à tout syndic de fixer le lieu de la consultation des pièces « soit à son siège, soit au lieu où il assure habituellement l’accueil des copropriétaires ». Le syndic doit assurer la mise à disposition des pièces, à l’égard de tous les copropriétaires, pendant une durée « qui ne peut être inférieure à un jour ouvré ». La durée « doit être, en tout cas, appropriée à la dimension de la copropriété ».

Dans son contrat, un syndic professionnel doit veiller à bien y porter « les jours et heures d’accueil physique » des copropriétaires (cf. contrat-type réglementaire). En effet, il est par principe tenu de fixer les jours et heures de mise à disposition des pièces pendant les périodes d’accueil physique « déterminés » dans son contrat.

Les pièces justificatives de charges (factures, contrats de prestataires, etc.) peuvent être mises à disposition sous la forme de documents originaux, ou de copies.

Lors de la consultation, tout copropriétaire peut se faire « assister » par un membre du conseil syndical. Tout copropriétaire peut demander une copie des pièces, mais à charge d’en assumer les frais.

Il est à noter que, pour cette mise à disposition des pièces, un syndic ne peut prétendre à des honoraires spécifiques : la prestation est (et doit être) incluse dans le « forfait ».

À la suite du décret n° 2015-1907 du 30 décembre 2015, la convocation à l’AG annuelle doit désormais mentionner « le lieu, le ou les jours et les heures de consultation » des pièces (décret de 1967, article 9 modifié).

Reforme ELAN

La loi n° 2018-1021 du 23 novembre 2018 portant évolution du logement, de l’aménagement et du numérique (JO du 24.11.2018), appelée loi Elan, comporte un chapitre spécifique, intitulé « Améliorer le droit des copropriétés », comprenant au final 15 articles. La loi comporte aussi divers articles, disséminés au fil du texte, qui ont modifié la loi du 10.07.1965. Un syndic de copropriété se doit de prendre en compte les modifications de la loi, dans le cadre de ses activités.

Organisation/tenue des AG. La loi Elan a modifié les règles applicables, pour les délégations de vote. Elle a créé un nouveau dispositif qui permettra aux copropriétaires de participer à une AG par « visioconférence ou par tout autre moyen de communication électronique permettant leur identification ». Un vote par correspondance sera également possible, avant la tenue d’une AG, au moyen d’un formulaire. Un décret d’application est nécessaire pour que ce nouveau dispositif doit opérationnel (loi du 10.07.1965 nouv. art. 17-1 A). Ce décret n’avait pas encore été publié au 1er janvier 2019.

Précisément, l’article 17-1 A de la loi de 1965, créé par la loi Elan du 23 novembre 2018, est ainsi rédigé :

« Les copropriétaires peuvent participer à l'assemblée générale par présence physique, par visioconférence ou par tout autre moyen de communication électronique permettant leur identification.

Les copropriétaires peuvent, par ailleurs, voter par correspondance avant la tenue de l'assemblée générale, au moyen d'un formulaire. Les formulaires ne donnant aucun sens précis de vote ou exprimant une abstention sont considérés comme des votes défavorables. Sont également considérés comme défavorables les votes par correspondance portant sur des résolutions qui, à l'issue des débats en assemblée générale, ont évolué de manière substantielle.

Les conditions d'identification des copropriétaires usant de moyens de communication électronique pour participer à l'assemblée générale, les mentions du formulaire de vote par correspondance et ses modalités de remise au syndic sont définies par décret en Conseil d'État. »

La loi Elan a aussi habilité le gouvernement à prendre deux ordonnances, concernant les copropriétés.

Sous 12 mois à compter de la promulgation de la loi Elan, intervenue le 23 novembre 2018, le gouvernement pourra prendre par ordonnance des mesures visant, à partir du 01.06.2020, à « améliorer la gestion des copropriétés, et à prévenir les contentieux ». L’objectif est notamment de « clarifier, moderniser, simplifier et adapter les règles d’organisation et de gouvernance de la copropriété ».

Sous 24 mois à compter de la promulgation de la loi Elan, intervenue le 23 novembre 2018, le gouvernement pourra, par ordonnance, mettre en place un « code relatif à la copropriété des immeubles bâtis », afin de « regrouper et organiser l’ensemble des règles régissant le droit de la copropriété ».

Ces deux ordonnances n’avaient pas été publiées, au 1er janvier 2019.

 

Détails de contact
Editions Francis Lefebvre | 42, rue de Villiers | CS 50002 | 92532 Levallois-Perret
Tél. : 03.28.04.34.10 | Fax : 03.28.04.34.11
service.clients.pme@efl.fr | pme.efl.fr
SAS au capital de 241 608 euros | RCS Nanterre | N° TVA : FR 764 147 408 52 | Code APE : 5814 Z