Gestion du carnet d’entretien

Un carnet à tenir à jour

Rôle du syndic

Selon l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965, dans sa rédaction issue de la loi Alur du 24 mars 2014, le syndic de copropriété est chargé d’établir, et de tenir à jour et à disposition des copropriétaires, un carnet d’entretien de l’immeuble conformément à un contenu défini par décret.

Le carnet d’entretien fait l’objet d’un décret n° 2001-477 du 30 mai 2001.

En vertu de l’article 33 du décret du 17 mars 1967, le syndic est tenu de remettre, à tout copropriétaire qui en fait la demande, aux frais de ce dernier, copie du carnet d’entretien.

Contenu du carnet d’entretien

En vertu du décret n° 2001-477 du 30 mai 2001, le carnet d’entretien mentionne :

• l'adresse de l'immeuble pour lequel il est établi ;
• l'identité du syndic en exercice ;
• les références des contrats d'assurances de l'immeuble souscrits par le syndicat des copropriétaires, ainsi que la date d'échéance de ces contrats.

Le carnet d'entretien indique également :

• l'année de réalisation des travaux importants, tels que le ravalement des façades, la réfection des toitures, le remplacement de l'ascenseur, de la chaudière ou des canalisations, ainsi que l'identité des entreprises ayant réalisé ces travaux ;
• la référence des contrats d'assurance dommages ouvrage souscrits pour le compte du syndicat des copropriétaires, dont la garantie est en cours ;
• s'ils existent, les références des contrats d'entretien et de maintenance des équipements communs, ainsi que la date d'échéance de ces contrats ;
• si le diagnostic technique global existe (voir infra), la liste des travaux jugés nécessaires à la conservation de l'immeuble en précisant les équipements ou éléments du bâtiment concernés par ces travaux ainsi que l'échéancier recommandé ;
• s'il existe, l'échéancier du programme pluriannuel de travaux décidé par l'assemblée générale des copropriétaires.

Le carnet d'entretien peut en outre, sur décision de l'assemblée générale des copropriétaires, contenir des informations complémentaires portant sur l'immeuble, telles que celles relatives à sa construction ou celles relatives aux études techniques réalisées.

Diagnostic technique global = nouvelle mention

Depuis le 1er janvier 2017, un nouveau dispositif issu de la loi Alur, impose ou prévoit la réalisation d’un « diagnostic global technique » (DTG) pour certains immeubles en copropriété, ou qui font l’objet d’une mise en copropriété. Ce nouveau dispositif a été finalisé par un décret n° 2016-1965 du 28 décembre 2016 (JO du 30.12.2016).

Un texte précise que « toute mise en copropriété d’un immeuble construit depuis plus de dix ans doit être précédée » du DTG (CCH, art. L 731-4). Un immeuble à destination partielle ou totale d'habitation est concerné. Le texte ne faisant aucune distinction selon la destination de l’immeuble, il peut être prudent de prévoir un DTG pour un immeuble de bureaux et/ou commerces (tertiaire), mais une discussion est permise sur son caractère obligatoire. La réalisation du DTG doit être confiée par le propriétaire de l’immeuble à un tiers, qui réunit l’ensemble des conditions (compétence...) posées par le décret du 28 décembre 2016 (CCH, art. D 731-3). 

Pour toute copropriété à destination totale ou partielle d’habitation, un texte précise que l’assemblée générale (AG) des copropriétaires « se prononce sur la question de faire réaliser » un DTG (CCH, art. L 731-1). La décision de réaliser un DTG, ainsi que ses « modalités de réalisation », doivent faire l’objet d’un vote en AG à la majorité de l’art. 24 (majorité des voix exprimées des copropriétaires présents/représentés en AG). Si l’AG décide de faire réaliser un DTG, son contenu doit être présenté lors de la première AG qui suit sa réalisation. Il faut prévoir d’inscrire à l’ordre du jour de cette AG, avec un vote à la majorité simple de l’art. 24, une question portant sur l’élaboration du « plan pluriannuel de travaux » prévu par la loi Alur, ainsi que les modalités de son éventuelle mise en œuvre.

Incidence pour le carnet d’entretien. Lorsqu’un DTG est réalisé, un texte précise que les « travaux dont la réalisation apparaît nécessaire selon les délibérations de l'assemblée générale mentionnée au I de l'article L 731-2, notamment aux termes du diagnostic technique global le cas échéant complété par des études complémentaires, sont intégrés au carnet d'entretien » (CCH, article L 731-3).

Le décret n° 2016-1965 du 28 décembre 2016 est venu compléter l’article 4 du décret du 30 mai 2001, à ce sujet. Le texte complété prévoit désormais que le carnet d’entretien doit mentionner « si le diagnostic technique global existe, la liste des travaux jugés nécessaires à la conservation de l'immeuble en précisant les équipements ou éléments du bâtiment concernés par ces travaux ainsi que l'échéancier recommandé ».

Vente et carnet d’entretien

En vertu de l’article 4-4 du décret du 17 mars 1967, lorsque le candidat à l’acquisition d’un lot ou d’une fraction de lot le demande, le propriétaire cédant est tenu de porter à sa connaissance le carnet d’entretien de l’immeuble.

Depuis la loi Alur du 24 mars 2014, un dispositif légal oblige en outre à fournir, à un acquéreur en copropriété, de nombreux documents et informations dès le stade de la promesse de vente, en plus du dossier de diagnostic technique de vente (CCH art. L 721-2 et L 721-3). Ce dispositif, qui a été modifié par une ordonnance du 27 août 2015, vise sans distinction la vente d’un lot (ou d’une fraction de lot) ou la cession d’un droit réel immobilier relatif à un lot (ou une fraction de lot) d’un immeuble bâti à usage total ou partiel d’habitation. Il convient donc d’en tenir compte pour une promesse de vente portant sur tout lot d’une copropriété à usage exclusif d’habitation ou à usage « mixte » (habitation/professionnel ou commerce). Et ce, quelle que soit la destination du lot vendu, ou la qualité de l’acquéreur.

Le carnet d’entretien de l’immeuble fait partie, en principe, des documents à remettre dans les conditions prévues par la loi. 

Rémunération du syndic de copropriété

Il convient de se référer à l’article 29 du décret du 17 mars 1967, dans sa rédaction issue du décret n° 2015-342 du 26 mars 2015, et à ses deux annexes (contrat-type de syndic, listes des prestations incluses dans le forfait et pouvant donner lieu au versement d’une prestation spécifique complémentaire).

L’établissement et la mise à jour du carnet d’entretien, conformément au décret n° 2001-477 du 30 mai 2001, font partie des prestations qui doivent être incluses dans le « forfait ».

La « délivrance » d’une copie du carnet d’entretien fait partie des prestations dont le coût « est imputable au seul copropriétaire concerné ».

Un syndic professionnel est à ce titre tenu de préciser dans son contrat la « tarification pratiquée » pour la délivrance d’une copie du carnet d’entretien (rubrique 9 du contrat-type – tableau point 9.2).