Transmettre les archives de la copropriété
En cas de changement de syndic
Transmission
En vertu de l’article 18-2 de la loi du 10 juillet 1965, tel qu’issu de la loi Alur du 24 mars 2014, le syndic qui cesse ses fonctions est tenu de remettre au nouveau syndic, nouvellement désigné :
- dans un délai d’un mois à compter de la cessation de ses fonctions, la situation de trésorerie, la totalité des fonds disponibles et l’ensemble des documents et archives du syndicat des copropriétaires ;
- puis, dans un délai de deux mois, le solde des fonds disponibles après apurement des comptes, l’état des comptes des copropriétaires ainsi que celui des comptes du syndicat des copropriétaires.
À défaut, après mise en demeure restée infructueuse, le syndic nouvellement désigné, ou le président du conseil syndical peut demander au président du tribunal de grande instance d’ordonner sous astreinte la remise des pièces et des fonds.
Un régime particulier s’applique en cas d’externalisation de la gestion des archives de la copropriété.
La loi du 10 juillet 1965 ne fixe pas de liste et n’apporte pas de précision sur les documents/archives à transmettre. Il convient de se référer aux pièces que tout syndic se doit de détenir (voire tenir à jour) en vertu du décret n°67-223 du 17 mars 1967.
L’analyse des recommandations suivantes de l’ancienne Commission relative à la copropriété (CRC) permet de dresser une « check-list » des pièces auxquelles il faut penser, et au besoin réclamer :
- CRC, Recommandation n° 10 relative aux remises de documents techniques au syndic
- CRC, Recommandation n° 16 relative aux travaux affectant les parties communes et les éléments d’équipement communs
- CRC, Recommandation n° 20 concernant les archives du syndicat des copropriétaires
Comptabilité
En application de l’article 6 du décret n° 2005-240 du 14 mars 2005, en cas de changement de syndic, les documents comptables et les originaux des pièces justificatives sont transmis au successeur. Le syndic sortant doit prendre ses propres dispositions afin de conserver les copies des pièces justificatives qu’il estime nécessaires pour la justification des opérations comptables qui lui incombaient.
Bordereau
En vertu de l’article 33-1 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967, en cas de changement de syndic, la transmission des documents et archives du syndicat des copropriétaires doit être accompagnée d'un bordereau récapitulatif de ces pièces. Une copie de ce bordereau récapitulatif est à remettre au conseil syndical.
Rémunération du syndic
En vertu de l’article 33 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967, la « conservation et la gestion des archives sont comprises dans la mission ordinaire du syndic ». À ce titre, un syndic ne peut prétendre à une rémunération spécifique. La bonne tenue des archives relève de ses prestations dites de « gestion courante », et sont « incluses » dans son « forfait » annuel (cf. décret du 26 mars 2015). Un syndic ne peut également prétendre à une rémunération spécifique pour la transmission des archives, ou le bordereau. Ces tâches relèvent aussi des prestations de gestion courante, incluses dans le forfait annuel.
Lorsqu’une assemblée générale des copropriétaires décide d’externaliser la gestion des archives de la copropriété, un syndic doit déduire de son forfait annuel une somme forfaitaire ou correspondant à la valeur de la prestation facturée par le prestataire. Si une assemblée générale décide de faire ensuite machine arrière, c’est à dire en cas de « réintégration des prestations au forfait de gestion courante », il a été jugé que le forfait « se trouve rehaussé à due concurrence des sommes qui en avaient été déduites dans un premier temps, de sorte que le syndic soit toujours rémunéré pour les prestations qu’il réalise effectivement ». Un syndic, à cet égard, doit veiller à bien apprécier pour vos contrats la « minoration » du forfait annuel, à y prévoir, pour les archives.
Modèle
Le modèle de bordereau que nous proposons intègre in fine une « check-list » des pièces à prévoir (hors pièces comptables).