Le procès-verbal de l’assemblée générale des copropriétaires

Établir le procès-verbal de l’assemblée générale

Authentification et conservation

Pour la bonne tenue d’une AG de copropriétaires, il doit être établi un procès-verbal (p.-v.) des décisions de chaque assemblée. Signé en fin de séance par le président, le secrétaire et les scrutateurs, chaque p.-v. d’AG doit comporter, en bon ordre, le résultat des votes des résolutions, avec les noms et le nombre de voix des copropriétaires qui se sont opposés ou abstenus. Tous les p.-v. sont à consigner sur un registre spécialement ouvert à cet effet (décret de 1967 art. 17). Ce registre peut être tenu, à certaines conditions, sous forme électronique.

Contenu du p.-v.

Le procès-verbal comporte, sous l’intitulé de chaque question inscrite à l’ordre du jour, le résultat du vote. Il précise les noms des copropriétaires ou associés qui se sont opposés à la décision et leur nombre de voix, ainsi que les noms des copropriétaires ou associés qui se sont abstenus et leur nombre de voix.

L’article 17, alinéa 3 du décret de 1967 précise, également, qu’un p.-v. d’AG doit mentionner « les réserves éventuellement formulées par les copropriétaires ou associés opposants sur la régularité des décisions ».

La Cour de cassation a jugé, sous forme de principe, que la mention au p.-v. d’une AG « des réserves formulées par les copropriétaires ou associés opposants sur la régularité des décisions ne concerne que celles émises lors du déroulement de celle-ci » (Cass. 3e civ. 23.11.2017 n° 16-25125). Un syndic n’est donc pas tenu d’annexer, à un p.-v. d’AG, des courriers, voire des sommations d’huissiers, notifiés avant l’AG, faisant part de contestations pour son ordre du jour – OJ. Il n’en reste pas moins tenu de porter, à l’OJ d’une AG, des questions notifiées en temps utile par des copropriétaires.

Ce qu’il faut prendre en compte

Président de séance. La bonne tenue d’une AG des copropriétaires suppose de respecter certaines règles pour constituer le bureau de séance. À cet égard, un texte précise qu’au « début de chaque réunion, l’AG désigne son président (...) et, s’il y a lieu, un ou plusieurs scrutateurs. Le syndic assure le secrétariat de la séance, sauf décision contraire de l’assemblée générale » (décret du 17.03.1967 art. 15). Le texte précise qu’un président de séance, auquel est dévolu certaines prérogatives, doit ainsi être désigné (élu) au début d’une AG. Cette désignation, qui est une « condition substantielle de la validité » d’une AG, doit donner lieu à un vote (séparé) à la majorité simple de l’article 24 (CRC recommandation n° 4). Dans le procès-verbal de l’AG, la mention des conditions du vote pour cette désignation est impérative (Cass. 3e civ. 22.09.2009 n° 08-19533) .

Par un arrêt de principe, la Cour de cassation a jugé que « l’assemblée générale ne peut désigner qu’un seul président » de séance (Cass. 3e civ. 22.03.2018 n° 16-27.481). Il se déduit de l’arrêt qu’une AG peut être annulée en son entier lorsque, tel en l’espèce, il a été procédé à la désignation de plusieurs présidents de séance. Un copropriétaire, qui entendrait faire annuler une AG pour cette raison, doit agir sous deux mois à compter de la notification du p.-v. d’AG (Cass. 3e civ. 07.09.2011 n° 10-22728).

Contestation des décisions d’AG. La loi n° 2018-1021 du 23 novembre 2018 portant évolution du logement, de l’aménagement et du numérique (JO du 24.11.2018), appelée loi Elan, comporte un chapitre spécifique, intitulé « Améliorer le droit des copropriétés », comprenant au final 15 articles. La loi comporte aussi divers articles, disséminés au fil du texte, qui ont modifié la loi du 10.07.1965. Un syndic de copropriété se doit de prendre en compte les modifications de la loi, dans le cadre de ses activités.

À cet égard, il convient notamment de prendre en compte une importante modification de la loi de 1965, concernant le régime des actions en justice reconnues à des copropriétaires. 

Jusqu’ici, sauf textes spéciaux fixant des délais plus courts, les actions personnelles nées de l’application de la loi du 10.07.1965, entre des copropriétaires, ou entre un copropriétaire et le syndicat des copropriétaires (SDC), se « prescrivait par un délai de dix ans » (loi du 10.07.1965 art. 42, al. 1). La loi Elan a réécrit le texte, comme suit : « Les dispositions de l’article 2224 du code civil relatives au délai de prescription et à son point de départ sont applicables aux actions personnelles relatives à la copropriété entre copropriétaires ou entre un copropriétaire et le syndicat ».

L’action en justice visant à contester une décision d’assemblée générale (AG) doit être introduite, par un copropriétaire opposant ou défaillant, sous deux mois à compter de la notification en ordre du p.-v. d’AG, par le syndic de copropriété. Le délai de deux mois reste prévu à peine de « déchéance » de l’action. En clair, passé le délai de deux mois, une action est irrecevable. Sauf urgence, l’exécution de travaux, décidés en AG au titre des articles 25 et 26 de la loi de 1965, reste suspendue, de plein droit, jusqu’à la fin du délai de deux mois.

Jusqu’à récemment, le syndic disposait de deux mois, à partir d’une AG, pour notifier le p.-v. aux copropriétaires opposants ou défaillants. Avec la loi Elan, la notification doit être réalisée dans le délai d’un mois à compter de la tenue de l’AG.

Côté syndic, en cas de litige, il vous revient de rapporter la preuve de la régularité de la notification du p.-v. d’AG (Cass. 3e civ. 17.12.2015 n° 14-24630). Cette notification doit « reproduire le texte de l’article 42 (alinéa 2) » de la loi de 1965 (décr. du 17.03.1967 art. 18) . Veillez à bien reproduire le texte légal, tel que modifié par la loi Elan, dans un courrier de notification (et un p.-v.).

Il est important de respecter le formalisme ainsi imposé. La Cour de cassation a en effet jugé avec grande fermeté que « l’absence de reproduction dans la notification » du p.-v. d’AG du « texte » de l’article 42 alinéa 2 « rend cette notification irrégulière » (Cass. 3e  civ. 28.01.2015 n° 13-23552).

Un copropriétaire opposant ou défaillant, qui peut justifier d’une notification irrégulière, peut venir contester pendant cinq ans (désormais) une décision prise en AG, sans que l’on puisse lui opposer le délai de forclusion de deux mois.

Si la Cour de cassation n’exige pas la reproduction d’une partie du texte de l’article 42 alinéa 2 de la loi de 1965, un syndic sera bien avisé de le mentionner en intégralité dans son courrier « type » de notification (lettre circulaire, etc.) pour les p.-v. d’AG. Il sera prudent d’intégrer aussi le texte de l’article 42 alinéa 2 dans chaque p.-v.

Notons que, dans tous les cas, en cas de procédure abusive ou dilatoire, un copropriétaire pourra être condamné à une amende civile, d’un montant pouvant atteindre 10 000 € (C. proc. civ. art. 32-1). Est supprimée la règle qui limitait le montant de l’amende encourue, en cas de contestation d’une décision d’AG portant sur certains travaux (transformation, addition, amélioration).

Dans tous les cas, en cas de procédure abusive ou dilatoire, un copropriétaire pourra être condamné à une amende civile, d’un montant pouvant atteindre 10 000 € (C. proc. civ. art. 32-1). Est supprimée la règle qui limitait le montant de l’amende encourue, en cas de contestation d’une décision d’AG portant sur certains travaux (transformation, addition, amélioration).